¿Cómo elaborar una memoria de sostenibilidad?

¿Cómo elaborar una memoria de sostenibilidad?

La memoria de sostenibilidad es una herramienta para que las empresas trasladen a los actores interesados cómo es su compromiso con el desarrollo sostenible.

Se trata de algo obligatorio desde 2018 para empresas de más de 500 empleados, según la modificación de la Ley de Auditoría de Cuentas para incluir la Directiva 2014/95/UE. Esta memoria tiene que cumplir una estructura concreta y ser revisada por una entidad externa para garantizar su fiabilidad.

En los próximos meses se espera que la obligatoriedad de la memoria afecte también a las PYMEs de mayor tamaño. La importancia de la sostenibilidad en empresas medianas y pequeñas hace imprescindible que también ellas comuniquen su trabajo en las tres áreas de la sostenibilidad: economía, sociedad y medio ambiente.

Además, aun sin ser obligatorio supone ventajas a la hora de conseguir contratos públicos o mejorar la imagen y reputación de la compañía.

Todo bajo el objetivo del desarrollo sostenible o, lo que es lo mismo, de “satisfacer las necesidades del presente sin poner en peligro la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades”.

Aunque los avances en conocimientos y tecnologías contribuyen al desarrollo económico, también tienen riesgos. Estos riesgos y amenazas afectan a la economía, a la sociedad y al medio ambiente. Afortunadamente, también se incrementan las alternativas y oportunidades para hacer frente a los mismos.

Aunque hay otras opciones como la ISO 26000, en este artículo vamos a centrarnos en la memoria de sostenibilidad de Global Reporting Initiative (GRI), por ser las aceptadas por la OCDE y las Naciones Unidas, al estar basadas en el Pacto Mundial de la ONU.

¿Qué son las memorias de sostenibilidad?

Memoria de sostenibilidad

Las memorias de sostenibilidad son un informe corporativo que unifica la medición, divulgación y rendición de cuentas frente a grupos de interés internos y externos sobre el desempeño de una organización respecto al desarrollo sostenible.

Como ya hemos comentado, es un informe obligatorio en las grandes empresas y recomendable para PYMEs. Debe ser un informe objetivo y que, por tanto, incluya sus contribuciones positivas, pero también las negativas.

En el informe se debe recoger las políticas de responsabilidad social corporativa de la empresa, los compromisos y el enfoque que ha tomado la dirección de la misma. También la estrategia de responsabilidad social corporativa debe estar clara, con el periodo en el que se ha ido llevando a cabo.

De acuerdo a GRI, el propósito de tener estas memorias incluye la demostración de cómo una organización influye y es influida por las expectativas creadas respecto al desarrollo sostenible.

También el estudio comparativo y la valoración del desempeño en materia de sostenibilidad respecto a las leyes, normas, códigos, pautas de desempeño e iniciativas voluntarias.

Por último, permite la comparación del desempeño de una organización y entre distintas organizaciones a lo largo del tiempo.

No podemos olvidar que estos informes son públicos y están registrados. Así, podemos inspirarnos y aprender de lo que están haciendo otros actores similares por el desarrollo sostenible.

Principios para escribir las memorias

Esquema calidad de la memoria
Fuente: Guía para la elaboración de Memorias de Sosteniblidad de GRI

A la hora de elaborar este informe se recomienda seguir una serie de principios: equilibrio, comparabilidad, precisión, periodicidad, claridad y fiabilidad.

Por equilibrio se entiende la necesidad de mostrar aspectos negativos y positivos. Se trata valorar de forma razonable el desempeño general, no de maquillar resultados. Se debe poder ver tendencias positivas y negativas.

Por comparabilidad se refiere a la repetición de la misma con carácter anual. Así se puede comparar no solo con otros periodos de la misma compañía, sino también con lo conseguido en el mismo año por otras organizaciones de referencia.

Respecto a la precisión se hace referencia al nivel de detalle del informe. Debe ser lo suficientemente preciso para saber qué datos se han medido, cuál es el margen de error, qué hipótesis y técnicas se han seguido, fuentes y referencias, etc… Así, los grupos de interés podrán entender la memoria.

Cuando se habla de periodicidad se refiere a la actualidad de los datos y la presentación de informes. Debe ser lo suficientemente reciente para que sea relevante.

En la claridad se profundiza en el aspecto de la precisión. La información debe ser exhaustiva pero no tan compleja que no se entienda, ni que haya que hacer esfuerzos extraordinarios para comprenderla.

Por último, la fiabilidad. En este punto se destaca que la información debe poder ser verificada de forma externa a la organización. Las fuentes originales deben estar siempre reflejada, con márgenes de error aceptables.

Cobertura de la memoria de sostenibilidad

Esquema de cobertura de la memoria
Fuente: Guía para la elaboración de Memorias de Sostenibilidad de GRI

Antes de entrar al contenido de la memoria, hay que hablar de la cobertura. Es decir, ¿qué entidades y negocios conjuntos hay que incluir en la misma? La recomendación de GRI es incluir siempre todas aquellas en las que se ejerza un control o influencia significativa.

Por control se entiende “poder para dirigir las políticas financieras y operativas de una empresa con el fin de obtener beneficios de sus actividades”. Mientras que por influencia significativa hablamos del “poder para participar en las decisiones relativas a políticas financieras y operativas de la entidad pero sin tener la capacidad de controlar dichas políticas”.

En cualquiera de ambos casos, debemos incluir estos negocios o entidades en la memoria de sostenibilidad.

Dependiendo del tipo de control que se tenga, habrá una profundidad diferente.

Si se ejerce control habrá que utilizar indicadores de desempeño operativo.

En el caso de que se ejerza una influencia significativa habrá que dar un enfoque de gestión.

Si, por el contrario, son entidades que guardan relación con los principales retos de la organización, pero no se ejerce control ni influencia significativa, en ese caso será, simplemente, información narrativa sobre asuntos y dilemas.

En cualquier otro caso no será necesario hacer cobertura de dicho aspecto. Al final, se trata de la relevancia. Solo hay que incluir aquella información que es relevante sobre el Compromiso RSE de la empresa.

Contenidos de la memoria

Interior de empresa sostenible

Respecto al contenido que hay que incluir en la memoria de sostenibilidad, podemos dividirlo en dos partes. La primera es el contexto, donde se habla de la estrategia que se va a realizar, el análisis, los parámetros utilizados, cómo funciona la empresa o cuáles son los grupos de interés que han participado.

También de los compromisos adquiridos o el enfoque de gestión que se tiene desde la organización.

Este primer apartado de contexto podemos resumirlo así:

  1. Estrategia y análisis
  2. Parámetros de la memoria
  3. Gobierno, compromisos y participación de los grupos de interés
  4. Enfoque de gestión

La segunda es la referente al desempeño. En este caso, se tienen en cuenta los objetivos del desarrollo humano u ODS.

En este caso vamos dividiendo según los seis grandes grupos de estos objetivos:

  1. Económico
  2. Ambiental
  3. Prácticas laborales y ética del trabajo
  4. Derechos humanos
  5. Sociedad
  6. Responsabilidad sobre productos

Así, por ejemplo, dentro del punto 3, podríamos encontrar estos subgrupos:

  • 3. 1 Empleo
  • 3. 2 Relaciones Empresa / Trabajadores
  • 3. 3 Salud y seguridad en el trabajo
  • 3. 4 Formación y Educación
  • 3.5 Diversidad e igualdad de oportunidades

Igualmente, dentro del punto 3.5 encontraríamos dos indicadores específicos:

  • 3.5.1 Composición de los órganos de gobierno corporativo y plantilla, desglosado por sexo, grupo de edad, pertenencia a minorías y otros indicadores de diversidad
  • 3.5.2 Relación entre salario base de los hombres con respecto a las mujeres, desglosado por categoría profesional.

Otro ejemplo, si nos vamos al apartado de Derechos Humanos y de ahí al de Explotación Infantil podríamos tener un indicador de desempeño tal que así:

1. Actividades identificadas que conllevan un riesgo potencial de incidentes de explotación infantil y medidas adoptadas para contribuir a su eliminación.

En la guía de elaboración de RGI puedes ver todos estos indicadores específicos uno a uno para elaborar tu memoria de sostenibilidad.

¿Cómo verificar tu memoria de sostenibilidad?

Verificación de la memoria de sostenibilidad

Por último, no podemos olvidar la verificación de la memoria de sostenibilidad. Según el GRI, es necesario realizar una verificación externa para garantizar la fiabilidad de los datos. Así podremos demostrar que somos una empresa sostenible.

En este sentido, el GRI dispone que:

1. Que la verificación sea llevada por grupos externos a la organización con conocimientos demostrables tanto en la materia como en prácticas de verificación.

2. La verificación se hará de forma sistemática y documentada. Deberá tener procedimientos definidos y basarse en comprobaciones.

3. Que valore si la memoria ofrece una imagen equilibrada y razonable del desempeño de la organización. Para ello tendrá en cuenta la veracidad de los datos, pero también la selección de estos.

4. Que los verificadores no estén limitados, de manera que puedan ofrecer conclusiones imparciales e independientes. Para ello hay que evitar relación con la organización o con los grupos de interés involucrados.

5. La evaluación debe tener en cuenta el Marco de elaboración de memorias de GRI.

6. El resultado debe estar disponible por escrito. Igualmente, el verificador tiene que realizar una declaración sobre su relación con el responsable de la elaboración de la memoria.

De esta manera, se puede garantizar la independencia de la verificación de la memoria de sostenibilidad. Por supuesto, la empresa también tendrá que informar sobre el método que se ha seguido para esta verificación externa.

En Connecting Visions podemos ayudarte con tu memoria de sostenibilidad o con la verificación de esta. Cuéntanos qué necesitas y te ofrecemos una solución a tu medida.

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