Gestión integral de procesos: ¿cómo incorporarlos a tu empresa?

La gestión integral de procesos es una herramienta muy útil para optimizar el funcionamiento de nuestra compañía. Si estamos buscando una manera de ser más eficientes, esta es la manera más económica de asegurarse que la forma de funcionar de la empresa es la correcta.

En muchas ocasiones, las organizaciones pierden un tiempo y dinero muy valioso por no tener hecho un mapa de procesos y no buscar la manera de sistematizar los mismos. En otras ocasiones, los procesos si que están sistematizados pero no se someten a actualizaciones periódicas.

Aspectos como la digitalización de empresas o la implantación de un sistema CRM han permitido mejorar las integraciones entre procedimientos, departamentos y tareas, incluso de forma deslocalizada.

El aumento del teletrabajo y la incorporación de personal freelance por la Gig Economy en proyectos concretos, también ha aumentado la necesidad de tener una estrategia de gestión integral de procesos.

Es importante que los empleados, estén donde estén, y tengan la relación contractual que tengan, sepan cómo proceder en cada momento, evitando duplicidades y creando una experiencia de marca homogénea para clientes y proveedores.

Por medio de la gestión integral de procesos, se sistematizan las tareas periódicas y también se crean protocolos para situaciones extraordinarias, mejorando la velocidad de reacción y evitando errores humanos.

Pero comencemos explicando el concepto.

¿Qué es la gestión integral de procesos?

La gestión integral de procesos son una serie de procedimientos sistematizados que transforman en una organización elementos de entrada en resultados, proporcionando valor.

Los procesos son integrales con todas las áreas, departamentos y funciones de cualquier organización, estando siempre orientados a resultados específicos. Es decir, cada proceso tiene un fin y, además, una manera correcta de llevarse a cabo.

Se trata de una forma de alinear objetivos de la empresa con las expectativas generadas, así como las necesidades de clientes externos e internos. No solo hablamos de flujos de recursos, sino que también se refieren a los flujos de información.

Por medio de los procesos podemos ver tanto las relaciones proveedor-cliente como las de empresa-consumidor. Al final, se trata de unificar para crear una uniformidad sencilla de entender y aplicar.

Para ello, hay dos herramientas interesantes. En primer lugar, la creación de mapas de procesos. Estos mapas cuentan con todos los procesos existentes, para saber qué se hace y cómo podemos mejorarlo.

En segundo lugar, la creación de flujogramas con dichos procesos. De forma visual, permiten modelar los procesos y organizarlos de manera que logremos la máxima efectividad posible.

Por último, hay que mencionar la integración. La misma permite relacionar los procesos con los elementos clave de la organización y sistemas de gestión, permitiendo un mayor rendimiento de forma integral.

Beneficios de la gestión integral de procesos

En la introducción ya hablamos de algunas de las ventajas de la gestión integral de procesos. Para entenderlo mejor podemos diferenciar entre dos aspectos: la mejora de la eficiencia, tanto en tiempos como en ahorro y reducción de costes y otro apartado más relacionado con el branding y la imagen de marca.

Al tratarse de un proceso transversal y horizontal a todos los departamentos y puestos de una compañía, la gestión integral permite enfrentarse a una mejora global en cada apartado de la empresa.

Por supuesto, también hay retos e inconvenientes que pueden poner en peligro la situación y de los que hablaremos más adelante.

Aun así, si se realiza el proceso como se debe, los beneficios son innumerables. La gestión integral de procesos es una de las soluciones de consultoría más populares del mundo, con unos beneficios claros y fáciles de monitorizar y trasladar a cifras concretas de ahorro y rendimiento.

Mayor eficiencia

Quizá la principal ventaja de la gestión integral de procesos es lograr una mayor eficiencia. Esta eficiencia se traslada también a la rapidez a la hora de tomar decisiones y en los flujo internos de información que llegan antes y mejor.

Contamos igualmente con un ahorro de tiempo en las actividades rutinarias. Esto también se traslada a la gestión de documentación, que suele ser uno de los aspectos más fáciles de optimizar aplicando esta metodología.

Al conllevar también la integración nos encontramos con una reducción de costes. Esto es importante porque permite el retorno de la inversión de manera rápida, que muchas veces es el principal inconveniente al que se enfrenta una empresa que quiera incorporar este sistema.

La automatización de procesos y tareas supone también una mejora de la gestión del tiempo. Se puede utilizar de manera más inteligente, haciendo que las tareas pesadas y rutinarias no quiten parte del tiempo, la energía y el esfuerzo del talento de la empresa, que se puede centrar en actividades que aporten valor añadido.

Mejor employer branding laboral

Por otra parte, también hay que hablar del apartado relacionado con la gestión del talento. Se genera una mejor imagen de marca, con una empresa más moderna y que ofrece un mejor employer branding.

Los estudios demuestran que aplicar la gestión integral de procesos favorece la creación de un ambienta laboral más saludable e innovador, donde el personal está mucho más involucrado, creando una cultura empresarial más sana a medio y largo plazo.

De hecho, elementos como el Employee Journey Map no son más que la aplicación de los flujogramas de la gestión de procesos a los recursos humanos, haciendo que el talento sepa a donde va y los responsables a dónde quieren ir, para crear itinerarios personalizados que permitan su desarrollo profesional.

Al final, una de las ventajas más claras de la gestión integral es que reduce la incertidumbre. En un momento en el hay pocas certezas y con un mercado cambiante a un ritmo vertiginoso, contar con procesos sistematizados y claros permite hacer frente teniendo herramientas en nuestro poder.

Por supuesto, los procesos pueden aportar flexibilidad pero dan un marco de seguridad que evita sentirse perdido cuando la situación se pone complicada.

Retos de la gestión integral

Por otra parte, la gestión integral de procesos también presenta varios retos. Si no se enfoca la situación de manera adecuada, puede no conseguirse estos beneficios que hemos mencionado anteriormente.

En primer lugar, hay que mencionar la dificultad a la hora de encontrar el sistema más adecuado para la organización. En la actualidad hay diferentes sistemas automatizados y programas que podemos utilizar y decidir no siempre es fácil.

Para solventarlo lo mejor es contar con el asesoramiento de expertos que conozcan el ecosistema disponible de soluciones, así como las necesidades específicas de la compañía.

Por otra parte, también hay que mencionar la curva de aprendizaje. Al instaurar un nuevo sistema de gestión de procesos, eso requiere de formación al personal. Unido a las reticencias habituales a los cambios, un buen liderazgo transformacional es imprescindible.

La correcta gestión del cambio puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso en un proceso de estas características. Cambiar la forma de proceder siempre es un reto y hay que transformar esas reticencias en nuevas oportunidades para todos.

Por último, tampoco nos podemos olvidar del aspecto económico. Se necesitan recursos tanto para hacer el mapeo de procesos como para llevar a cabo la implementación de la integración.

Aquí, el secreto está en contar con previsiones y buscar siempre el mejor ROI o retorno de la inversión. Si hemos hecho bien el proceso, podremos recuperar la inversión a medio plazo y, además, tener mayores beneficios. Pero, para ello, hay que estudiar la situación y, sobre todo, no improvisar sobre la marcha.

¿Cómo incorporar la gestión integral de procesos a tu empresa?

El primer paso para incorporar la gestión integral de procesos a tu empresa es tomar el control. Tienes que tener tu mapa de procesos y ser capaz de analizarlos para optimizarlas y alcanzar mejores resultados.

Livia Guzmán, Product Owner en Transformación Digital del Banco Santander, definía la gestión integral de procesos en 2009 en los siguientes seis pasos:

1. Definición de la estrategia y objetivos que persigue la organización y cómo los procesos pueden y deben apoyar estos objetivos.
2. Documentar, estructurar y comunicar los procesos de negocio actuales.
3. Comprobar y mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos reales.
4. Implementar la visión de los procesos en la organización y asegurar que los procesos definidos son puestos en práctica.
5. Organización administrativa y técnica de los procesos de negocio, recopilación de datos para el seguimiento y ejecución de los procesos en la actividad diaria.
6. Evaluación diaria de los procesos en función de los objetivos definidos.

Paralelo a este paso de mapeo de procesos hay que pasar a simulación de procesos. Gracias a los avances de la inteligencia artificial en las empresas permite hacer de manera virtual programas piloto. En los mismos se pueden comprobar e identificar problemas, analizar posibles mejoras y probar la efectividad de los procesos antes de implementarlo.

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