Cada vez se escucha más hablar de trabajo por proyectos. Frente a la organización del trabajo más tradicional, en el que los proyectos se trabajaban por departamentos, de manera estanca, los últimos años se ha demostrado que este cambio en la manera de enfrentarse a los mismos genera mejores resultados.
Además, la incorporación a los equipos de trabajo de freelances o personal independiente genera una mayor riqueza. Se añaden nuevos puntos de vista, no contaminados por las dinámicas internas y la cultura organizacional.
El trabajo por proyectos ha venido para quedarse. Las diferencias en productividad y, sobre todo, las ventajas para empleadores y empleados son incontestables. Se puede hacer frente a un mayor número de retos a un coste mucho más bajo.
Para el trabajador independiente supone un mayor enriquecimiento, no solo a nivel económico, sino en lo referente a la experiencia y a la motivación laboral. La posibilidad de elegir los proyectos más adecuados y construir un perfil de forma mucho más constante y especializada de lo que se podría hacer como empleado en una única compañía.
Por supuesto, el trabajo por proyectos no solo se desarrolla con personal externo sino también interno. Así que primero vamos a definir de qué estamos hablando exactamente.
¿Qué es el trabajo por proyectos?
El trabajo por proyectos es aquel en el que se forman equipos de empleados multidisciplinares para conseguir una serie de objetivos concretos que forman parte de un proyecto predefinido de antemano.
Estos equipos de trabajo no son permanentes y están asociados al proyecto específico. Igualmente, estos proyectos sirven generalmente -aunque no siempre- para atender cargas de trabajo puntuales.
Pensemos por ejemplos en una empresa de videojuegos para smartphones. Un proyecto podría ser la creación de un videojuego concreto o, más sencillo, una actualización. Dentro del proyecto encontraríamos el Project manager, que se encargaría de gestionar el trabajo, programadores, diseñadores, personal de prensa y marketing, administración, etc…
En lugar de gestionar la actualización cada departamento por separado, todos los trabajadores trabajan en conjunto, con una serie de hitos y objetivos que cumplir y bajo el liderazgo de una persona. Por ello, es tan importante el liderazgo transformacional en las empresas de hoy.
Al estar dentro de las tareas habituales, lo más normal en este caso es que se trabajase con el personal interno. Sin embargo, cambiemos el ejemplo a la presentación del videojuego en una feria internacional. Al ser un proyecto temporal, no tiene sentido tener a personal contratado para ello. Es mucho más rentable, contar con profesionales especializados adicionales que se encarguen de todo lo relacionado con la feria.
Al final, en el trabajo por proyectos lo más importante es la gestión de equipos. Se trabaja con personas muy diferentes, de dentro y fuera de la empresa, así como de diferentes especialidades y departamentos. Que todos trabajen para lograr los objetivos y formen un equipo cohesionado es difícil, pero permite unos resultados espectaculares.
Cuarta Revolución Industrial y Gig Economy
Cuando hablamos de gig economy estamos hablando de trabajo por proyectos. En este caso, del que se lleva a cabo por profesionales independientes o autónomos.
La gig economy tiene su origen en la crisis económica de 2007 en Estados Unidos. Muchas empresas tuvieron que cerrar y los trabajadores empezaron a trabajar por su cuenta en proyectos concretos.
En la actualidad, hace más referencia a profesionales altamente cualificados y especializados. Su nivel de especialización en un ámbito determinado, por ejemplo, en procesos de digitalización de empresas, hacen que vayan realizando sus proyectos en diferentes compañías.
Una vez que logran los objetivos marcados, dejan a la empresa funcionando con normalidad y buscan su próximo reto. En estos casos, muchas veces solo el líder del proyecto es el profesional externo, aunque hay veces que traen su propio equipo para poner en marcha el mismo.
Por ejemplo, un experto en la implantación de un CRM que cuente con su propio equipo informático. Otras veces, basta con el profesional como en la mayoría de proyectos de experiencia de cliente.
Estas nuevas forma de trabajar de la gig economy es una de las características claves de la Cuarta Revolución Industrial. Esta nueva revolución laboral transforma el mercado de trabajo pero también la producción gracias al auge de la inteligencia artificial en las empresas y las aplicaciones robóticas.
Estamos encaminados a una sociedad de puestos hiperespecializados y carreras profesionales que se desarrollen por proyectos y no por empresas. De ahí la importancia de conocer el trabajo por proyectos y adaptarse al mismo.
No estamos hablando únicamente de una tendencia sino de una nueva realidad. Si queremos desarrollar nuestra carrera, tendremos que adaptarnos a él.
Ventajas del trabajo por proyectos
Cuando hablamos de los beneficios y ventajas del trabajo por proyectos, tenemos que diferenciar. No es lo mismo la ventaja para un profesional asalariado que para un trabajador independiente, ni para el trabajador o la empresa.
En el caso del profesional asalariado hay que señalar cómo permite mejorar el rendimiento. Es muy útil para evitar cuellos de botella y que los diferentes departamentos no se entorpezcan el trabajo.
Ofrece la oportunidad de conocer mejor a los compañeros y crear empresas más fuertes y cohesionadas. Además, también permite que los trabajadores entiendan mejor las tareas de otros departamentos, creando sinergias y nuevas posibilidades.
En cuánto al trabajador independiente, primero hay que señalar la libertad de decisión. El trabajador elige los proyectos que más le interesan, teniendo un mayor control sobre su carrera. Él creará su propio camino o employee journey map, que no dependerá de ningún trabajador de recursos humanos, sino de él mismo.
Por norma general, este tipo de trabajadores altamente cualificados consiguen también unos ingresos superiores a los que lograrían si estuvieran contratados por una única empresa. De hecho, según la naturaleza del trabajo, incluso pueden combinar diferentes empresas y trabajos.
El trabajo por proyectos también supone una mayor conciliación de la vida laboral y personal. Es especialmente útil si tenemos hijos y hay épocas en las que necesitamos estar más pendientes de ellos y disfrutarlos como en las vacaciones, pudiendo organizarse la carga de trabajo para poder cuidarles.
Por último, supone una mayor flexibilidad en los horarios. Esto viene fomentado por el uso de metodologías como el agile scrum, en el que lo importante es cumplir los hitos y objetivos dentro del plazo, no el horario en el que se haga.
También mejor para la empresa
En lo que respecta a la empresa, también hay grandes beneficios. El fundamental es el coste y tiene que ver, sobre todo, con las épocas de alta actividad. Si vamos a necesitar sacar adelante un proyecto puntual, tener un modelo de trabajo por proyectos lo hará más fácil.
Además del ahorro económico, la empresa gana en flexibilidad. Gracias a ello es capaz de enfrentarse a situaciones inesperadas o a cambios de producción y demanda que de otra forma sería imposible.
Metodologías del trabajo por proyectos
Generalmente, el trabajo por proyectos se realiza con metodologías ágiles. Entre todas ellas, las más habitual es Agile Scrum.
En Agile Scrum cada parte del proyecto se divide en diferentes sprints que suelen ser semanales. Estos bloques o sprint se revisan y se van modificando continuamente según las necesidades del proyecto.
Otra opción, parecida es la metodología Kanban que tiene como particularidad ser una metodología principalmente visual. Funciona si quieres saber de un solo vistazo cuál es la situación en la que se encuentra el proyecto. En esta metodología se prioriza terminar las tareas en curso frente a las nuevas, consiguiendo una mayor productividad.
Otra metodología muy utilizada en el campo de la programación es XP o Extremme Programming. En este caso se divide el proyecto en fases. En cada fase de hace el ciclo completo de análisis, diseño, desarrollo y pruebas.
Esta opción es muy útil para software porque que una fase esté correcta es fundamental para poder seguir con la siguiente.
Cualquiera de estas metodologías de trabajo por proyecto son muy similares entre sí. Solo tienen pequeñas diferencias que se adaptan mejor a un determinado tipo de actividad o equipo de trabajo. Por ello, es bueno conocerlas todas y elegir según cada caso.
Herramientas de trabajo por proyectos
Como el trabajo por proyectos también conlleva flexibilidad y teletrabajo, hay diferentes herramientas informáticas que podemos utilizar para mantener la relación entre los empleados y que todo el mundo conozca el estado del proyecto en cada momento.
La más popular puede que sea Trello, al ser también la más sencilla. En este caso se trata de una pizarra virtual que se pueden poner diferentes fases según el estado de las tareas del proyecto.
Una versión un poco más compleja es Basecamp y si buscamos una con muchas más funcionalidades tenemos que conocer Asana. En esta última podemos incluir subtareas o dependencias, es decir, tareas que no se pueden concluir hasta que otras estén finalizadas.
Estos son solo tres ejemplos de herramientas, pero cada día surgen nuevas opciones. Una opción muy interesante es que se pueden integrar en CRMs o en nuestro calendario, entre otras funcionalidades, de manera que siempre sepamos que tenemos que hacer.
Si quieres comentar un proyecto de trabajo por proyectos en operaciones, marketing, experiencia de cliente, digitalización o CRM, entre otras, tenemos a los mejores trabajadores independientes dispuestos a ofrecerte opciones a tu medida. Te damos dos o tres proyectos posibles y en tu presupuesto y eliges el que más te convenza.
