La gestión del cambio es uno de los procesos más importantes en una organización. En un contexto como el actual, a punto de producirse la Cuarta Revolución Industrial y con el surgimiento de la gig economy, la gestión del cambio se vuelve imprescindible para sobrevivir.
Frente a otras épocas en las que los procesos de gestión del cambio estaban definidos en un momento determinado, en la actualidad estas situaciones se han vuelto prácticamente continuas. Es decir, ya no se trata de adaptar una empresa a una tecnología, por ejemplo, y seguir igual por los próximos diez años.
Al contrario, en este nuevo paradigma empresarial, el cambio es la constante. Situaciones como la pandemia por la COVID-19 han mostrado que todo puede desmoronarse de un día para otro y las organizaciones deben tener la suficiente flexibilidad para poder responder.
Para que la empresa sepa responder correctamente a esta flexibilidad, es importante que cuente con profesionales centrados en la gestión del cambio. Estas personas pueden preparar el proceso en la plantilla ya sea en cambios organizativos, tecnológicos o de cultura corporativa.
Procesos como la digitalización de empresas tienen una mayor vida útil, pero igualmente suponen un reto porque los cambios siempre generan reticencias en la plantilla. Son imprescindibles para mantenernos, pero también generan miedo e inseguridad.
¿Qué es la gestión del cambio?
La gestión del cambio es un proceso continuo, planificado en el tiempo y de carácter complejo. Este proceso establece una estrategia que busca la mejora continua así como la adaptación a nuevas exigencias y la respuesta rápida a situaciones de crisis que se pueden producir.
En la gestión del cambio el desaprendizaje es un proceso elemental. Hablamos de olvidar antiguos procedimientos y estar dispuestos a aprender de nuevo otros procesos dependiendo de las nuevas circunstancias. Por supuesto, todo conlleva un análisis exhaustivo de las circunstancias concretas que tiene la compañía en dicho momento.
Los procesos de gestión del cambio deben estar alineados desde los líderes de la compañía hasta el último empleado en el proceso de decisión. Para que estos procesos sean efectivos todos los elementos de la empresa, incluyendo aquí los recursos, tecnologías y metodologías y no solo las personas, deben ir en sintonía.
Es decir, si queremos realizar un proceso de digitalización, no basta con utilizar ordenadores, hay que invertir en el software necesario y en la formación requerida para que se puedan alcanzar los objetivos.
En este sentido, es importante que la gestión del cambio sea percibida como un proceso continuo. Un proceso inevitable para mantener el nivel de competitividad requerido en un contexto tan dinámico con el actual. Un proceso que permita posicionarse en nuevos entornos y ser capaces de responder con agilidad.
Tipos de cambio
Respecto a los tipos de cambio en las organizaciones podemos encontrar tres grandes cambios principales. El primero y, muchas veces, el más complicado, son los cambios en la cultura corporativa.
Hacer que los miembros de una organización se adhieran a nuevos valores y formas de comportarse es mucho más complicado que simplemente aprender a usar un nuevo programa o adaptarse a otro departamento.
En segundo lugar, podemos mencionar los cambios en metodologías, procesos y recursos. Aquí entra desde el uso de una nueva metodología de trabajo como la agile scrum hasta el cambio de material, por ejemplo, en la fabricación de ropa o zapatos.
También los cambios en procesos y fórmulas de trabajo prestablecidos, lo que puede asustar bastante a personas que llevan tiempo sin cambiar.
Por último, hay que mencionar los cambios en estructura de organización de la empresa. Aquí entra, por ejemplo, la aparición de un nuevo departamento y el ajuste en las funciones de cada uno, la asimilación de uno dentro de otro o simplemente los cambios en puestos de los empleados.
Veámoslo en más profundidad uno por uno.
Cambios en la cultura corporativa
Los cambios en la cultura corporativa van también en sintonía con los últimos procesos globales de transformación empresarial. La cultural corporativa se define como el “conjunto de creencias, valores, costumbres y prácticas de un grupo de personas que forman una organización”.
Sin embargo, ni estas creencias, costumbres y valores son inmutables ni es recomendable que lo sean. Si es importante que la cultura corporativa sea compartida. Una organización que no comparte valores es una organización que no funciona como una unidad.
Por ello, uno de los procesos más habituales de gestión del cambio en la cultura corporativa no va dirigida a cambiar la cultura corporativa sino más bien a implantarla. Si no existe este conjunto de valores, hay que realizar procesos de cambio para que la plantilla entienda que valores representa la empresa.
Por último, también puede ser un proceso de actualización si la empresa ha quedado anticuada y con unos valores y costumbres que no representan el mundo de hoy, en día, será necesario enfrentarse para convertirse en un lugar competitivo.
En este sentido, hay que tener en cuenta que la cultura corporativa es un pilar importante del employer branding. Si buscamos el mejor talento, más vale que la misma sea atractiva, de lo contrario preferirán irse a la competencia.
Cambios en metodologías, procesos y recursos
Los cambios en las metodologías, procesos y recursos son los cambios más habituales hoy en día. Ya hemos mencionado que el mundo va cada vez más rápido. Las hard skills requeridas para determinados puestos cambian prácticamente de un mes a otro, así como las herramientas necesarias.
Por ello, hay que establecer procesos de adaptación continuos. Un conocimiento se queda rápidamente obsoleto y los trabajadores deben ser conscientes que actualizarse es la única manera de mantener la competitividad.
Utilizar metodologías de trabajo que faciliten esta labor de actualización es prácticamente obligatorio. Las viejas formas de trabajar ya no sirven. Al menos si queremos seguir siendo una organización a tener en cuenta en un contexto tan dinámico como el actual.
Cambios en la estructura organizacional
Por último, tenemos que hablar de los cambios en la estructura organizacional. Las empresas cada vez tienen que hacer más procesos de reajuste, cambiando los puestos, departamentos, etc… para mantener la competitividad.
Es poco probable que una reestructuración en una compañía sea recibida de manera positiva. Aunque no suponga despidos, readaptarse a un nuevo puesto o cambiar las jerarquías existentes provocan una mayor incertidumbre.
Dentro de los procesos de gestión del cambio se sitúa como un objetivo prioritario el adaptarse a esta incertidumbre. Hay que abrazar el cambio como una realidad del mundo en el que vivimos, imprescindible para seguir avanzando.
Sin cambio, seguiríamos viviendo en cuevas, no tendríamos internet o avances médicos. Percibir el cambio como algo positivo no es fácil, pero se puede lograr gracias a los expertos en este proceso.
El liderazgo transformacional
Entonces, ¿cómo realizar la gestión del cambio? La respuesta es con el liderazgo transformacional. Son los líderes de equipo los que deben trasladar a sus subordinados la nueva situación.
Para ello es importante que los propios líderes se conviertan en ejemplos claros para el equipo. Deben saber motivar e inspirar, dando un feedback personalizado a cada uno de sus trabajadores.
Cada pata del equipo tiene su papel en un proceso de transformación. Es importante que cada persona lo sepa y entienda que es lo que está en juego y cómo su papel es primordial.
No menos importante es ser capaces de estimular intelectualmente. Los retos deben percibirse como una oportunidad nueva para brillar. En este sentido, los procesos de gamificación pueden ayudar a convertir lo que podría ser un inconveniente en algo divertido y que apetezca hacer.
El papel del líder es lograr que todo el equipo vaya a una, siendo una de las claves de una correcta gestión del talento. Tener un mapa de experiencia de empleado, ayudará también a que sientan que hay una dirección en lo que están haciendo y que no están dando palos de ciego.
Preparar para procesos transformacionales en la empresa
La transparencia es otro de los secretos de que los procesos transformacionales en una organización salgan bien.
Uno de los mayores errores que se pueden cometer es llevar a cabo la preparación con secretismo, pudiendo percibirse como una conspiración contra los intereses de los empleados.
Si, por el contrario, y por medio de sus líderes, los empleados entienden cuáles son los retos a los que se enfrenta la empresa, los diferentes cambios que vayan a producirse pueden ser recibidos de una manera mucho más positiva.
Además, la transparencia fomenta la creatividad y la búsqueda de soluciones fuera de la caja. En ese sentido, es también importante trasladar que no hay ideas estúpidas y que la participación es siempre bienvenida.
Probablemente la mayor parte de las ideas no tengan mucho sentido, pero también puede surgir alguna que cambie por completo el devenir de la empresa. Por ello, haz que se sientan a gusto, que tomen el reto de cambio como propios y que, además, son parte activa en el mismo.
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