La planificación económica es uno de los procesos empresariales más indispensables en una organización. Sin prepararnos económicamente, simplemente la empresa no podría funcionar.
Evita la improvisación y genera un camino a seguir para asegurar la viabilidad de nuestros planes. En ese sentido, hay que destacar su capacidad para anticipar problemas y dificultades. Antes de que se produzcan los problemas, ya estable soluciones o vías alternativas.
La planificación económica establece un enfoque estratégico y a largo plazo. No solo en lo referente a las operaciones de la empresa sino del mismo core del negocio para alcanzar una verdadera ventaja competitiva.
Igualmente, supone la introducción de la revisión periódica, preguntándonos el por qué y su razonabilidad, especialmente en el apartado de costes. Esto impide un aumento de costes no justificado y establece dinámicas de optimización.
Al final, permite medir mejor y, por tanto, tener más margen de mejora. Sabremos cuando nos apartamos de los objetivos marcados y cuando no se están cumpliendo las previsiones para poder actuar con celeridad.
Por último, tampoco nos podemos olvidar de los históricos de planificación económica. Como en el caso de la inteligencia artificial en las empresas, contar con históricos de datos permite mejorar en el futuro, creando una mejor planificación con cada ejercicio.
Pero, vayamos al principio, ¿qué es exactamente la planificación económica?
¿Qué es la planificación económica de una empresa?
La planificación económica de una empresa es un documento en el que aparecen los objetivos de la misma a nivel económico y financiero y las distintas estrategias preparadas para conseguirlos. En la misma aparecen objetivos a corto plazo (un año), medio plazo (de dos a cinco años) y largo plazo (más de cinco años) y suele prepararse de manera anual o, incluso, semestral.
No se trata de un documento estático, sino que está sujeto a modificación y evaluación. Puede haber novedades en el mercado o nuevas circunstancias que no se puedan prever y que requieran una nueva planificación.
Un ejemplo claro fue la pandemia de la COVID-19. No importa que tuviéramos en cuenta distintos escenarios económicos, en ninguna planificación aparecía la posibilidad de un confinamiento total de la población y que sectores completos como los viajes o el ocio dejasen de funcionar.
Dejando de lado escenarios excepcionales, lo habitual es definir tres escenarios económicos diferentes.
Primero un escenario pesimista con unas previsiones de ingresos muy bajas. Previsiones que estén por debajo de tu media de los últimos años o la del sector. Se trata de la línea roja, el lugar donde la empresa comenzaría a no ser viable.
Por otra parte, tendríamos un escenario medio o más probable. Para ello se utilizarán medias de años anteriores y del sector.
Por último, un escenario optimista donde se mejoren los ingresos. Esta tercera opción es el objetivo real a conseguir, la búsqueda del récord y en lo que hay que centrarse, pero estando preparado por si no se consigue.
En otro orden de cosas, es recomendable no subestimar los gastos. Siempre es mejor poner un poco más porque siempre hay gastos inesperados. Hay que ser pesimista en los ingresos y realista en los gastos y añadir un 10% a gastos imprevistos para cubrirte las espaldas.
¿Cómo hacer la planificación económica?
Lo primero que tienes que tener en cuenta es que necesitas a un profesional. Puedes usar tu propio director financiero, un CFO externo part time o un consultor financiero. Pero si quieres que la planificación económica salga bien es importante contar con los perfiles adecuados.
Esto no quiere decir que un consultor externo vaya a decidir la estrategia financiera. La estrategia se marca por parte de la dirección de la empresa. Una vez creado el esqueleto de la planificación con la información de todos los departamentos, el consultor se encarga de unificarlo y darle forma, tratando también de conseguir el mejor impacto tributario posible.
A la hora de hacer la planificación hay que tener en cuenta los siguientes elementos:
Análisis de la situación actual de la empresa
En este apartado hay que realizar un análisis completo de la situación financiera en la que se encuentra la organización. Para ello, hay que analizar ingresos, gastos, bienes, financiaciones y seguros.
En los ingresos hay que introducir todos los ingresos que entren por caja. Da igual si son intereses de productos financieros, ventas, alquileres, etc… debe estar reflejado hasta el más mínimo ingreso que se vaya a recibir.
Lo mismo pasa con los gastos. Tanto gastos fijos como variables, aunque tenga que ser una aproximación, por eso hacemos varios escenarios.
En el análisis de los bienes hay que tener en cuenta su antigüedad, si son inmobiliarios o mobiliarios, si están amortizados, si requieren de mantenimiento que pasaría a la partida de gastos, etc…
Igualmente hay que tener en cuenta el aspecto financiero: préstamos, hipotecas, renting, leasing, tasas de interés variable, etc…
Por último, no nos podemos olvidar de los seguros. Suelen suponer un buen pellizco para las empresas y en muchas ocasiones no se tienen en cuenta.
Establecer los objetivos
Tras tener el análisis de la situación actual, llega el momento de pensar qué objetivos queremos cumplir. En este apartado de inteligencia de negocio, se trata de buscar dónde queremos estar, siempre partiendo de una perspectiva optimista pero realista.
Las metas de los objetivos se miden habitualmente en años. Ya lo hemos mencionado en la definición, los objetivos a corto plazo son en un año, los a medio plazo entre dos y cinco años y los a largo plazo a partir de cinco años.
Aunque pueda parecer lo contrario, son los objetivos a largo plazo los más importantes. Esa es la visión que debemos cerrar en primer lugar y a partir de ahí ir definiendo los objetivos menores que nos llevarán hasta esta posición.
Por ejemplo, si tenemos una empresa de zapatos, podemos establecer los puntos de distribución que queremos tener en cinco años, los países en los que queremos vender o el porcentaje de cuota de mercado que nos gustaría cubrir.
A partir de ahí, habría que ir definiendo los objetivos que nos llevarían hasta ese escenario ideal. La suma de los objetivos a corto y medio plazo debe ofrecer como resultados los objetivos a largo plazo, que tiene que suponer una subida de nivel.
Definir la estrategia financiera
Una vez que ya sabemos los objetivos qué queremos lograr, toca pensar cómo lo vamos a hacer. Es decir, el momento de definir la estrategia financiera a seguir.
Como ya hemos mencionado, es importante igualmente dejar una especie de fondo de emergencia para imprevistos. Puede ser alrededor de un 10% del presupuesto y estará destinado para cubrir gastos que no se hayan previsto.
Otra medida que se suele recomendar son el equivalente a 6 meses de ingresos del negocio.
En estos gastos entran desde una multa fiscal a la compra de un ordenador o una maquinaria que se rompa o incluso una indemnización por despido. Hay un montón de apartados que pueden surgir y que podemos cubrir con este fondo especial.
Para que el fondo tenga sentido, el dinero se tiene que poder utilizar, no puede estar invertido, tiene que ser dinero líquido.
La estrategia la podemos definir en función de cada objetivo. Es decir, los objetivos a corto plazo deben tener su propia estrategia, los a medio plazo y largo plazo también.
Para los primeros hay que primar liquidez sobre rentabilidad. Hay que evitar el endeudamiento y tener un margen rápido de actuación.
Por su parte, los objetivos a medio plazo y a largo se centran más en la rentabilidad y no tanto en la liquidez.
Revisión de la estrategia y control financiero
Los contextos cambian y más en un entorno económico como el actual. Lo que planeamos hace cinco años puede haber quedado completamente obsoleto. El ecosistema puede cambiar en cuestión de meses, como hemos podido comprobar con la pandemia.
Por ello, la revisión de la estrategia es un apartado fundamental de la planificación económica. Normalmente, se realiza una revisión completa cada año, a la vez que se establecen los nuevos objetivos a corto plazo.
Sin embargo, en sectores como el tecnológico, en el que todo cambia muy rápidamente, es más interesante hacerla en un periodo de seis meses. La situación es lo suficientemente cambiante para que haya que ir modificando cosas sobre la marcha, hallan aparecido nuevos competidores, otros hayan caído, etc…
Así podrás lograr mucha más agilidad en la toma de decisiones. Reaccionar rápido ante los cambios y establecer nuevos objetivos más acordes a la nueva realidad teniendo en cuenta los indicadores de rentabilidad favorecerá el funcionamiento de la empresa.
Desviaciones del presupuesto
La planificación económica funciona por medio de presupuestos. Cada uno de los presupuestos deben adaptarse a cada actividad, organización y la estructura de la empresa.
Tan importante como definir el presupuesto es tener en cuenta las desviaciones presupuestarias. Son estas las que permitirán ir corrigiendo y haciendo presupuestos mejores en los siguientes ejercicios.
Para calcular la desviación presupuestaria hay que restar a las realizaciones del periodo o contabilidad, las previsiones.
Contabilidad – Presupuesto = Desviaciones
Como hemos comentado siempre es más recomendable que el saldo sea positivo, a que sea negativo. Es decir, que se haya gastado menos de lo que aparece en el presupuesto y no haya tenido que tocarse la caja de contingencias.
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