Saber qué es RPA y en qué consiste es el primer paso para poder aplicar esta tecnología en tu empresa. Una de las claves de la Cuarta Revolución Industrial, son las siglas en inglés de robotización de procesos automáticos y supone un ahorro de tiempo y dinero.
La automatización de procesos no es algo nuevo. Desde la aparición de la cadena de montaje hemos visto cómo cada vez la actividad humana es menos necesaria en procesos repetitivos o rutinarios. De hecho, con la digitalización, estos procesos automatizados han crecido exponencialmente.
Ya no hablamos solamente de operaciones industriales, sino también de marketing automation y procesos con big data. Para lo que antes era necesario contar con una gran cantidad de personas o de tiempo, ahora solo se necesita un ordenador con buen procesador.
Sin embargo, cuando hablamos de que es RPA hablamos de un paso más. Hasta la llegada de esta tecnología, había elementos que no se podían delegar en las máquinas. El factor humano continuaba siendo imprescindible.
En la actualidad, sin embargo, la robotización ha eliminado muchos de estas necesidades de interacción humana. Las propias máquinas pueden gestionarse a sí mismas, pedir suministros o trabajar de manera continua teniendo en cuenta sus propias operaciones de mantenimiento, lo que supone una mejora increíble de la productividad.
Por otra parte, el desarrollo de la inteligencia artificial ha supuesto una subida más del nivel. Permite que las máquinas puedan comunicarse entre sí, analicen los datos y que incluso tomen decisiones. Ya no se trata solo de realizar tareas y procesos rutinarios o repetitivos, sino que incluso pueden responder a situaciones extraordinarias.
¿Qué es Robotic Process Automation (RPA)?
RPA significa automatización robótica de procesos e indica la utilización de software para automatizar tareas digitales. Se tratan de robots, también conocidos como bots, que a través de algoritmos son capaces de aprender, imitar y ejecutar procesos empresariales.
Para ello, hay que enseñarle una serie de reglas basadas en algoritmos. A continuación, a través del procedimiento llamado machine learning, la máquina va aprendiendo por sí misma y tomando cada vez mejores decisiones. O, más bien, decisiones optimizadas según la mayor cantidad de datos recogidos.
Para ello, utiliza elementos como la base de datos del CRM, pudiendo procesar grandes cantidades de información en un tiempo récord. Incluso los RPA más rudimentarios pueden trabajar entre 10 y 15 veces más rápido que una persona.
Aunque el RPA está principalmente centrado en procesos digitales, la robotización no se sitúa únicamente en la digitalización de empresas, sino que también lo encontramos en la producción.
Las operaciones industriales incluyen este tipo de tecnología como manera de mejorar el control de los procesos, por lo que el RPA va más allá de los ordenadores y alcanza también a las fábricas.
Utilizar RPA es, en última instancia, aceptar la época en la que vivimos. Sin esta tecnología va a ser muy difícil ser competitivo en el futuro. Además, se trata de un elemento en el que el ROI o retorno de la inversión se consigue muy rápidamente.
RPA vs BPM
Hay que diferenciar entre RPA y BPM o Business Process Mangement. A veces se utilizan como sinónimos y esto es un error. Evidentemente, ambas tecnologías siguen una lógica bastante parecida. Están basadas en algoritmos que trabajan sobre eventos, acciones, condiciones y bucles.
Sin embargo, mientras que el RPA está dirigida a reducir o eliminar la intervención humana al usar aplicaciones informáticas o de operaciones industriales, BPM trata de asegurar que la infraestructura de procesos y operaciones de negocio sean sólidas.
Es decir, RPA sirve para hacer tareas de la manera en las que la haría una persona. Está programado para que aprenda y ejecute según los comportamientos humanos, pero de manera más rápida y sin cometer fallos.
BPM trabaja de forma más amplia, de la misma manera que lo hace un sistema CRM. Se trata de integrar tanto usuarios como sistemas y datos, coordinándose también con otras integraciones y sistemas internos.
Mientras que RPA está más relacionado con tareas concretas, que pasan a ser automáticas, BPM va a la gestión e interacción de dichas tareas, optimizando el funcionamiento de la empresa.
Por supuesto, ambas son compatibles y necesarias. Por un lado, hay que optimizar los procedimientos y mejorarlos. En el otro, hay que comunicarlos entre sí y saber cómo gestionarlos para lograr los objetivos empresariales que hayamos marcado previamente.
Opciones de RPA en la empresa
Las opciones de RPA en la empresa son bastante amplias. Desde aprender cómo crear un sistema de ventas que funcione de manera automática hasta la gestión del email marketing.
Cualquier tarea que se haga con ordenador prácticamente se puede automatizar, especialmente todo lo relacionado con la gestión de datos. Saber qué es el RPA y qué opciones nos ofrece no es fácil, pero afortunadamente hay expertos que pueden echarnos una mano.
En Connecting Visions nos dedicamos a conectar expertos con las empresas que tienen estas necesidades. Creemos que esta nueva forma de ser consultoría, mucho más asequible, rápida e interesante para pequeñas y medianas empresas ha aprendido del RPA la manera de mejorar los tiempos y conseguir un mejor resultado.
Por ello, solo tienes que contarnos que quieres conseguir. Te llamaremos para tener todos los datos y buscaremos en nuestro ecosistema de expertos aquellos que responden exactamente a lo que buscan.
Ellos harán propuestas independientes según tu presupuesto y tú tendrás la última palabra. De esta manera, podrás optimizar tus gastos y encontrar exactamente lo que necesitas. Los profesionales pueden trabajar de forma independiente de manera exclusiva o combinándolo con otros proyectos, según las necesidades de tu organización.
Si lo que necesitas es una adaptación al sistema RPA, encontrarás la manera de automatizar y, sobre todo, conseguir un retorno de la inversión lo antes posible. Te adaptarás al mercado actual y mejorarás tus beneficios. Un win win en toda regla.
Ventajas de los procesos de robotización
Entonces, ¿cuáles son las ventajas de la robotización automatizada de procesos?
En primer lugar, tenemos que hablar del ahorro de costes. Usar RPA permite llegar a más funciones y hacerlo de una forma mucho más económica que con personal humano.
Además, también hay que mencionar el ahorro de tiempo. No solo es más barato, también es más rápido. Incluso en las adaptaciones más básicas los robots hacen el trabajo entre 10 y 15 veces más rápido que una persona.
En este sentido, no olvidemos que estos bots trabajan 24 horas 7 días a la semana. Es decir, estarás produciendo valor en todo momento, todos los días del año.
Por otra parte, también hay que señalar que eliminamos de la ecuación la posibilidad del error humano. Los errores humanos pueden suponer bastante gasto adicional y al utilizar tecnología RPA esta opción desaparece. No habrá ni uno solo de estos errores.
Tampoco nos podemos olvidar de la eficiencia de procesos. Según varios estudios, la mejora de la eficiencia supera el 50% y en muchos casos incluso el 90%. Todos los procesos, aún en RPA y no BPM, irán mucho mejor.
Como ya hemos comentado, se trata de una inversión que se amortiza sola. De media, en un periodo de tres meses ya se puede comenzar a disfrutar de beneficios tras haber realizado la primera inversión si utilizamos alguna de las opciones sin costes operativas.
Igualmente, el RPA se puede combinar con la Inteligencia Artificial y otro tipo de tecnologías disruptivas que multiplicarán el rendimiento de la misma.
Tampoco olvidemos que la tecnología RPA no es intrusiva y sabe integrarse perfectamente en los sistemas que estés utilizando. No requerirá ningún proceso complejo de transformación tecnológica.
Ejemplos de RPA
Por poner algunos ejemplos de RPA, quizá podemos empezar hablando de la pandemia del coronavirus que continuamos sufriendo. En la actualidad, pero también especialmente antes de la aparición de las vacunas, hay multitud de estudios que tienen en cuenta las variantes del virus así como las respuestas de los enfermos a determinadas pautas y medicación.
Mediante tecnología RPA se puede ir procesando toda esta información que se está generando alrededor del mundo y que los médicos puedan consultar cuál es la situación en tiempo real. Así, se evitan riesgos innecesarios y, además, se logran salvar vidas.
Dejando de lado el sector sanitario y pasando a un departamento financiero, entre las tareas de un RPA podemos encontrar el alta de proveedores, el mantenimiento de datos, la comparación de precios para escoger la opción más económica entre opciones de la misma calidad, la conciliación de los envíos, el registro de facturas, el cambio de precios, la elaboración de informes o la recogida de datos para el cierre contable.
Todos estos elementos que suelen ser tan pesados de recopilar, se hacen de manera automática con el RPA y además sin errores, evitando pérdidas a la compañía.
Da igual cuál sea el sector de tu empresa, seguro que puedes beneficiarte del RPA y tener procesos automatizados y fiables.
Si quieres poner en marcha un proyecto de RPA o BPM en tu empresa, cuéntanos tu reto. Te daremos varias opciones y perfiles profesionales entre los que elegir para hacértelo mucho más fácil.
