Saber qué es una plataforma ERP nos puede ayudar a comprobar si necesitamos incorporar uno a las herramientas de gestión de nuestra empresa. Estas plataformas permiten unificar diferentes procesos en un único lugar, optimizándolos y permitiendo un mejor desempeño.
Su importancia es tal que se han incluido en una partida aparte dentro de las subvenciones del Kit Digital para PYMES de digitalización de empresas. El ERP no solo permite automatizar tareas, sino que adapta a la perfección al tamaño de la empresa, permitiendo crecer de forma escalada.
La mejora en los procesos de gestión, incluyendo un mayor control y la posibilidad de lograr mejores decisiones de negocio al tener toda la información centralizada. Introducir el ERP en nuestro plan de digitalización de PYMES, es una decisión inteligente, que permitirá subir a un nuevo escalón de calidad en nuestros procesos internos.
Que gracias al Kit Digital sea ahora mucho más económico, ha hecho que más personas se estén preguntando qué es una plataforma ERP y cómo puede ayudarles. Por ello, comenzamos a llegar a ese momento en el que hay que subirse al carro. De lo contrario, nos quedaremos detrás frente a nuestros competidores.
Pero, empecemos por el principio, expliquemos qué es una plataforma ERP y cuáles son las ventajas más importantes que tienen en el trabajo diario de cualquier pequeña o mediana empresa.
¿Qué es una plataforma ERP?
A la pregunta de qué es una plataforma ERP podemos decir que es un software o conjunto de software de gestión empresarial. Las siglas responden a Planificación de Recursos Empresariales en inglés: ‘Enterprise Resource Planning’ porque eso es lo que hacen, gestionar y planificar los diferentes recursos y procesos de una compañía.
Es decir, un ERP permite realizar una gestión integral de procesos empresariales. Procesos que van por todas las áreas habituales del funcionamiento de una empresa, tanto en aspectos productivos como operativos.
Así, podemos gestionar compras, logística, finanzas, proyectos, recursos humanos, etc… automatizando aquellas tareas repetitivas y centralizando toda la información en un único espacio. La automatización de procesos que permite un ERP supone un ahorro de tiempo y dinero, con una curva de aprendizaje pequeña y fácil de solventar.
Ventajas de una plataforma ERP
Al aprender cómo funciona un ERP descubrimos también sus múltiples ventajas. Cada uno de sus módulos permite atender una parte fundamental del funcionamiento diario de la empresa.
Además, hay aspectos comunes a todos los módulos, que permiten que la mejora sea transversal. Una plataforma ERP permite centralizar los procesos, pero también la manera de trabajar con ellos.
Podemos tener metodologías comunes de trabajo como agile scrum que permiten un mejor resultado, así como una mayor satisfacción de los empleados y una mejor gestión del talento. Por supuesto, para sacarle el máximo partido hay que disponer del suficiente liderazgo transformacional en la empresa, porque adaptarse a los cambios siempre es un esfuerzo para las plantillas.
Aun así, el retorno de la inversión suele ser rápido, como podemos ver por sus diferentes ventajas que pasamos a enumerar. Hay muchas más, pero estas son las más importantes para decidirte o no a incorporar un ERP a tu compañía.
Automatización de tareas
La automatización de tareas es lo primero que pensamos cuando se nos viene a la mente soluciones tecnológicas. Dejar atrás tareas repetitivas y rutinarias que nos hacen perder el tiempo pero que no aportan ningún tipo de valor añadido.
Gracias al ERP podremos automatizar en cada módulo diferentes acciones de la vida cotidiana de la empresa. Se trata de una de las maneras más útiles en las que nos sirve la tecnología. Evita que perdamos tiempo en tareas que realmente no suponen ningún tipo de cambio en el desarrollo laboral pero que son obligatorias y nos desperdiciar horas de trabajo en el día a día.
Ya sean seguimientos de pedidos, creación de informes, gestión de reclamaciones, etc… hay un montón de procesos que pueden funcionar prácticamente solos, sin que tengamos que estar haciéndolo a mano de forma tradicional.
Modularidad y escalabilidad
Otra ventaja fundamental del ERP tiene que ver con su funcionamiento por módulos. Gracias a ello, podremos instalar solo los módulos que necesitemos en ese momento. O que nos podamos permitir.
Podemos ver las distintas opciones y comprobar si preferimos mejorar la gestión de procesos, los recursos humanos, las finanzas o la logística, por poner algunos ejemplos. Vamos sumando módulos e incorporando apartados, pudiendo gestionarlo todo de forma unificada.
Igualmente, se trata de algo escalable. Es decir, que puede ir creciendo a la vez que crece la empresa. Puede que en un primer momento no tengas la suficiente actividad en un apartado concreto para que te sea rentable tener un módulo, pero cuando lo sea podrás adquirirlo y funcionará a la perfección.
Además, hay diferentes implementaciones que podemos utilizar para compatibilizar nuestro ERP con otras herramientas que utilicemos como un sistema CRM. Gracias a las APIs se podrán centralizar su uso desde una única herramienta para que sea mucho más sencillo.
Mejora de los procesos de gestión
Es evidente, pero no por ello menos importante. Esa sencillez de la que hablamos en el punto anterior supone una mejora en los procesos. Se pueden realizar más rápido, pero además se pueden detectar mejor.
Es decir, podemos identificar los distintos procesos que forman parte de nuestra actividad y poder optimizarlos de forma independiente. Ya sabemos que la suma de las partes es siempre más que las partes por separado, pero al poder trabajar cada parte, el resultado final se vuelve mucho más interesante.
Esta mejora clara que trae un ERP es la razón número uno por la que se han convertido en un elemento imprescindible para los procesos de digitalización.
Para que lo entendamos, al estar todo recogido en una única herramienta, se evita heterogeneidad en la recogida de datos manteniendo la coherencia y mejorando tanto la eficacia como la eficiencia de la organización.
Toma de decisiones más informadas
La inteligencia de negocio tiene en los ERP a un gran aliado. Desde el mismo se puede tomar decisiones más inteligentes, con datos generales que se pueden relacionar con diferentes aspectos del funcionamiento cotidiano.
Por ejemplo, podemos saber cuántas horas le supone un proyecto a cada empleado. Pero, además, qué apartado del proyecto le supone más tiempo. Así, también se pueden detectar mejoras necesarias en formación o lugares por donde el dinero está desapareciendo porque no son lo suficientemente rentables.
Al contar con todos los datos en un único lugar, los informes son mucho más completos y permiten ver una imagen global de lo que está pasando en la empresa. Datos que son más fiables que permiten la base de cualquier empresa que quiera crecer, tomar sus decisiones basadas en datos y no en intuiciones.
La mayor parte de los ERPs disponen de informes prediseñados muy fáciles de configurar, para poder ver los datos que más nos interesan. Porque al final parte del business intelligence es saber elegir también los datos. Teniéndolo todo, ser capaz de ver cuáles son los más relevantes para analizar el rendimiento del negocio.
Datos más seguros
La ciberseguridad es fundamental en cualquier negocio. Especialmente si tenemos un negocio digital, con la situación actual con la legislación de protección de datos, que es muy restrictiva y requiere un control exhaustivo sobre los datos que tenemos y las personas que pueden utilizarlos.
También las labores de backup y mantenimiento, así como el acceso que está restringido y protegido por usuario, hacen mucho más sencillo y seguro el trabajo con los datos.
No solo tenemos todos los datos en un único lugar, sino que también hay unas medidas que impiden que puedan hackear los mismos y enfrentarnos a problemas legales. Se trata de una ventaja muy útil también para que la persona encargada de la gestión de datos personales lo tenga todo centralizado.
Adaptación a la situación de la empresa
La adaptabilidad del ERP es otra de sus ventajas más evidentes. Sea cual sea la situación de la empresa, tenga momentos de más actividad, momentos de menos, crisis o periodos de extensión, este software de gestión siempre va a poder adaptarse a la realidad del momento.
Y con adaptarse nos referimos también a los gastos derivados de su uso, ya que podemos incorporar módulos y funcionalidades o reducirlos, según lo que necesitemos en cada momento.
De esta forma, se puede tener un control más exhaustivo del gasto en herramientas tecnológicas, sabiendo que siempre nos va a sumar y nunca nos va a restar.
Control de procesos
Por último, tenemos que hablar de la trazabilidad que supone un ERP. Todo lo que se hace queda registrado. Eso hace que se pueda controlar a la perfección los procesos, quién los ha realizado y tener una seguridad mucho más fiable.
Todo lo que hace cada empleado en el ERP queda registrado, permitiendo un control por parte de los responsables de equipo completo, haciendo que se tenga una mayor atención al detalle y, por tanto, una mayor calidad en los resultados finales.
Ahora que sabes qué es un ERP, si quieres incorporar uno a tu empresa, ya sea de manera independiente o a través del Kit Digital, consulta con nosotros. Podemos ayudarte a saber qué ERP elegir y cuál es el que más se adapta a tu empresa. Gracias a las subvenciones del Kit Digital, se pueden desarrollar con nuestros expertos este tipo de proyectos subvencionados por completo.
