La digitalización de empresas se ha convertido en un proceso imprescindible en esta tercera década del siglo XXI. A día de hoy, es difícil entender una empresa, por muy pequeña que sea, que no se haya sometido a un proceso de cambio que le acerque a esta nueva fórmula de entender y aprovechar las oportunidades existentes.
La digitalización, de hecho, no es un proceso único para empresas. Administraciones públicas, instituciones educativas, organizaciones no gubernamentales, vemos este proceso en cualquier tipo de organización.
Además, en un momento en el que el teletrabajo y la flexibilidad horaria se han convertido en dos de las mayores demandas por el talento interno, la digitalización permite organizar los procesos de forma remota manteniendo o incluso mejorando la productividad.
Este proceso es sobre servicios y cómo trabajarlos, pero también con una nueva forma de pensar. Una manera en que la tecnología se enfoca al cliente y la empresa se dota de los recursos necesarios para mejorar y ser capaces de adaptarse a un entorno cambiante.
La digitalización de empresas también puede conllevar importantes cambios en el propio negocio. Según un informe de la consultora Gartner, el 49% de los CIO en Europa han cambiado el modelo de negocio para respaldar sus procesos de digitalización.
La gestión del cambio es uno de los retos más importantes para las empresas del siglo XXI y la digitalización da las herramientas adecuadas para abordarla.
Pero, primero, vamos a definir en qué consiste expresamente este proceso.
¿Qué es la digitalización de empresas?
La digitalización de empresas es un proceso de cambio global en el que se redefinen todos los procesos y las relaciones con las innovaciones tecnológicas, haciendo que estas actúen a su servicio.
Se trata de utilizar los procesos digitales y de recogida y análisis de datos en favor de la actividad de la empresa, independientemente de su sector de actividad.
No se trata únicamente de la implantación de un sistema CRM, empezar a usar redes sociales o tener una página web, la digitalización es un proceso que va mucho más allá.
Es un cambio de paradigma mental, pasar de trabajar de una manera analógica a una digital. No se trata únicamente de softwares o programas informáticos, sino de aplicar la inteligencia de negocio.
La pregunta adecuada en digitalización es qué herramientas y de qué maneras podemos usarlas para lograr los objetivos. Al final, se trata de conseguir mayores beneficios y una mejora en todos los procesos.
Desde contar con una mejor experiencia de compra para el cliente hasta lograr una mayor satisfacción de la plantilla. Una optimización global de la empresa.
Se tiende a pensar que no todas las empresas pueden adaptarse a la digitalización, pero es un error. Por ejemplo, una fábrica puede robotizar procesos o una cafetería puedo añadir un CRM que les ayude en la gestión de pedidos o que comunique directamente las comandas.
El secreto, cómo adelantábamos, está en saber definir la estrategia de negocio. No se trata de digitalizar por qué sí sino de averiguar qué puede hacer la digitalización por nosotros.
Ventajas de la digitalización
Entre las ventajas de la digitalización, una de las principales es de la mejora de la experiencia de cliente. Si alguien está buscando cómo gestionar la relación con los clientes de forma más óptima, la digitalización pone al alcance de la empresa un gran número de posibilidades.
Utilizar herramientas como un módulo de CRM Marketing permite llegar a los clientes cómo nunca. Los datos que obtengamos permitirán definir mejor el customer journey y crear acciones personalizadas.
Por otra parte, también hay que señalar el impacto de la digitalización en nuestro employer branding. Al mejorar nuestra imagen como marca empleadora, se atrae y retiene el talento más fácilmente.
La gestión del talento también se beneficia a nivel interno. La digitalización permite crear mejores employee journey map y conseguir en cada puesto a la persona más adecuada.
Igualmente, el uso de herramientas digitales permite apostar por el teletrabajo y la flexibilidad horaria, mejorando la conciliación familiar y la satisfacción del empleado.
Ninguno de estos cambios tendría sentido sino provocaran un aumento de la productividad y el volumen de negocio. La empresa es capaz de hacer y abarcar mucho más con los mismos recursos. Esto da acceso a nuevos mercados y reduce los costes.
La digitalización de empresas permite una mejor adaptación al mercado. No importa lo que ocurra, tendremos más posibilidades de hacer frente a los imprevistos. Un ejemplo básico, un negocio digitalizado podrá vender online si se cierra la actividad no esencial por un aumento de casos de la COVID-19.
El cambio de cultura empresarial que provoca la digitalización también es una oportunidad para poder encaminar la empresa hacia un nuevo paradigma, haciéndola participe de los tiempos que corren.
Tendencias en transformación digital
Hay tres elementos fundamentales en la transformación digital para los próximos años. Tanto el desarrollo del 5G como la inteligencia artificial y la robotización o RPA y automatización de procesos van a convertir el futuro próximo en un ecosistema empresarial muy diferente.
El 5G, acompañado del Internet de las Cosas, va a permitir un desarrollo nunca visto en la recogida de datos. Todos los elementos de nuestra vida cotidiana, desde la bombilla a la parada del autobús, van a estar conectadas a la red, generando una gran cantidad de datos que van a poder analizarse y utilizarse.
Esto vendrá acompañado por grandes avances en Inteligencia Artificial. La aplicación de la inteligencia artificial a la inteligencia de negocio va a suponer una completa revolución a la hora de encontrar nuevas aproximaciones para alcanzar los objetivos.
Unida a la automatización de procesos, todo será más fácil y rápido de conseguir. El marketing automation logra no solo funcionar sin necesidad de supervisión, sino que mejora los resultados en el 80% de los casos. Aliada a la inteligencia artificial este porcentaje puede seguir creciendo hasta alcanzar casi el 100% siempre que se aplique correctamente.
Eso sí, no podemos olvidar que sin liderazgo transformacional dentro de las organizaciones, estas tendencias no tendrán ninguna posibilidad de mejorar las dinámicas y, en definitiva, la cuenta de resultados de cada compañía.
Las tendencias en digitalización de empresas nos muestran perspectivas halagüeñas. Realmente sigue habiendo mucho camino por recorrer y seguir creciendo. Solo hay que querer apostar por ello de verdad.
¿Cómo hacer el plan de digitalización de una empresa?
El plan de digitalización de una empresa comienza con dos elementos fundamentales. Por una parte, definir cuál es el presupuesto que tenemos para llevarla a cabo. Por otra, seleccionar o contratar a la persona encargada de ponerlo en marcha.
El presupuesto definirá qué herramientas podemos usar y cuán ambiciosos se podrá ser. No hay que preocuparse en demasía si no podemos completar la digitalización en el primer intento. Uno de los objetivos de la digitalización es aumentar los beneficios y ser más rentables, por lo que con los beneficios que genere las primeras acciones se podrá continuar con el proceso a posteriori.
Igualmente hay que tener en cuenta que siempre podemos contratar a un consultor externo para llevar a cabo la digitalización. En Connecting Visions contamos con los mejores consultores independientes, especializados en realizar estos procesos en diferentes compañías.
Ya sea con un consultor independiente o con talento interno, una vez definidos los roles y el presupuesto se puede comenzar a redactar el plan. Es importante que incluya objetivos SMART y tenga en cuenta todos los elementos de la empresa.
Como comentábamos antes, se pueden establecer diferentes fases, en la que tras conseguir determinados objetivos se pueda seguir avanzando en el proceso.
No menos importante es unir a este plan un plan de formación. De nada sirve digitalizar una empresa si los empleados no saben trabajar con las nuevas herramientas. Aquí no solo es formarlos sino también motivarlos y ayudarles a gestionar el cambio.
Por último, una vez puesto en marcha hay que medir y analizar los resultados, cambiando aquello que no esté funcionando.
En definitiva, podemos reducir el plan de digitalización de una empresa a seis puntos principales:
- Definir la inversión
- Elegir a la persona responsable del proyecto
- Redactar el plan de digitalización
- Digitalizar todos los aspectos de la empresa
- Enseñar a los trabajadores a utilizar las nuevas herramientas
- Medir y hacer cambios
Ejemplos de digitalización
La digitalización de empresas ha supuesto grandes cambios en el panorama internacional.
Uno de los ejemplos más notables de digitalización y transformación de una empresa lo tenemos en Netflix. La empresa audiovisual por excelencia de esta década nació como un servicio de alquiler de vídeo, como un videoclub que funcionaba por correo electrónico.
En el año 2000 comenzaron su digitalización añadiendo un sistema de recomendación personalizado, en el que los usuarios daban una puntuación a las películas en su sitio web y a partir de ahí se le recomendaban unas u otras opciones.
Fue en el año 2007 cuando Netflix comienza a emitir por streaming convirtiéndose en lo que es hoy, una multinacional que cuenta con más de 165 millones de usuarios en todo el mundo.
Otro ejemplo muy conocido es el de Lego. La compañía juguetera, nacida en 1932, estuvo a punto de caer en bancarrota en 2004. La transformación digital fue la única salida y comenzaron a sacar películas, apps, videojuegos e incluso un software de creación digital para que cualquier usuario pudiera definir sus piezas.
Tanto Lego como Netflix son ejemplos muy interesantes porque muestran la verdadera clave de la digitalización de empresas: reinventarse sin perder el core de su negocio, adaptándose a las nuevas necesidades y gustos del momento.
El tamaño no es un inconveniente para llevar a cabo una estrategia de digitalización exitosa y hacer frente a los grandes. Uno de los últimos ejemplos es Todos tus libros. En esta web se han unido 800 diferentes pequeñas librerías para poder vender sus libros con todas las facilidades y hacer frente a Amazon, que estaba comenzando a ganar todo el mercado.
Si también quieres hacer un proceso de transformación digital en tu negocio, cuéntanos tu reto. Podemos ayudarte.
