Saber cómo funciona un ERP es una de las claves para poder aprovechar todas sus funcionalidades. Este software de gestión empresarial puede suponer la diferencia entre contar con una organización que funcione con la precisión de un reloj suizo o contar con una donde reine el caos.
Frente a un sistema CRM que está centrado en el marketing relacional y en gestionar la relación con los clientes, los sistemas ERP están más enfocados en el apartado administrativo y logístico de la compañía. Eso sí, tienen en común ser software unificados a los que pueden acceder todos los miembros de la compañía, estén en la localización que estén.
Esto es especialmente importante en las empresas que van adquiriendo un tamaño más grande y quieren seguir gestionando facturas y suministros de forma uniforme. Todo el apartado de la planificación económica de la compañía se puede gestionar desde el ERP.
Sin embargo, los ERP son también programas que pueden resultar complejos. No siempre se sabe cómo funciona un ERP o determinadas funcionalidades del ERP. Es bastante común que las empresas no le saquen todo el partido que deberían.
La mayor parte de las veces por desconocimiento de ciertas funciones. Otras porque piensan que la curva de aprendizaje no merece la pena. Es decir, que aprender a utilizarlo supondrá mucho tiempo y prefieren hacerlo de forma tradicional.
Sin embargo, si tenemos en cuenta que uno de los objetivos del ERP es la automatización de procesos, podemos llegar a entender que sí que es recomendable exprimirlos al máximo. Una vez que el proceso esté automatizado, ganaremos muchísimo tiempo de gestión.
¿Qué es un ERP?
A la pregunta de qué es una plataforma ERP podemos responder con que se trata de un software de gestión empresarial que responde a las siglas en inglés de Entreprise Resource Planning. Es decir, un planificador de recursos para empresas en su traducción literal.
Estos recursos están dentro de módulos de cada área de negocio y buscan la automatización. Es decir, que esa parte del funcionamiento diario de la compañía funcione prácticamente solo. Por supuesto, hay tareas que requieren de supervisión, pero gracias al ERP todas esas tareas repetitivas y rutinarias pueden hacerse solas.
Producción, logística, inventario, contabilidad, recursos humanos o incluso los envíos funcionan de manera automática o casi automática. Los datos a su vez se comparten con todos los departamentos de la empresa que tengan permiso. De esta forma, todo está integrado y se puede ver desde cualquier parte entrando al software.
La clase es la base de datos centralizada, donde hay información de todos los procesos empresariales que se llevan a cabo. Con esta información se genera también de forma automática diferentes informes o reportes para poder controlar la situación. Igualmente, se pueden configurar alertas para cuando se cumplan determinados parámetros.
Saber cómo funciona un ERP es saber que se dividen entre ERPs horizontales y ERPs verticales.
Los ERPs horizontales son aquellos que tienen funcionalidades comunes a cualquier empresa. Es decir, independientemente de nuestro sector de actividad, tendremos unas funciones que podemos usar: contabilidad, finanzas, proveedores, recursos humanos, etc…
Por otra parte, están los ERPs verticales. En este caso, son ERPs específicos a un sector de actividad. Contarán con funciones diferenciadas que solo tienen sentido para dicho sector en concreto. Dependiendo del caso, será mejor optar por una u otra solución.
Funciones de un ERP
Conocer bien las diferentes opciones disponibles es la mejor manera de saber cómo funciona un ERP. Hay que tener en cuenta que aún en los casos de ERPs horizontales no todos los cuentan con las mismas funcionalidades. Dependiendo del modelo concreto que tengamos, habrá determinadas funciones que varíen.
Este software de gestión integral de procesos se caracteriza por automatizar elementos rutinarios y permitir una mejor gestión de otros que son manuales, pero no todos son iguales. Hay también diferencias de precio, actualización y posibilidades de mejora.
La mejor manera de integrar un ERP en una empresa es contar con un consultor independiente que conozca el mercado y te ofrezca un informe con las mejores soluciones dentro de tu presupuesto. Igualmente, es recomendable que luego se quede en el proceso de implementación hasta que todo esté funcionando correctamente.
A continuación, vamos a desarrollar las funciones más importantes y habituales en un ERP.
Automatización de procesos
La automatización de procesos es el objetivo clave del funcionamiento de un ERP. No se trata de una función que corresponda a un módulo concreto, sino que es transversal a todos los módulos del ERP.
Es decir, podremos automatizar en el apartado de almacén y proveedores, en la gestión comercial, en el apartado financiero, de gestión del talento, etc…
Este apartado es clave en cualquier proceso de digitalización de empresas. Permite ser mucho más rentables y focalizar mejor las energías en procesos que lo requieran. Una tarea que es repetitiva y que puede hacerla perfectamente una máquina como calcular y presentar impuestos o pagar las nóminas, no tiene sentido que perdamos tiempo con ellas.
Gracias al ERP no será necesario. Podremos programarlas y simplemente revisarlas o qué funcionen de forma automática y continua.
Gestión de stocks, proveedores y envíos
Otra función muy útil es el apartado de gestión de stocks y proveedores. De esta forma, tendremos controlado si hay suficiente material de todo, se podrá pedir más de forma automática cuando se necesite y se podrá comprobar que haya suficientes existencias en fechas clave para la empresa.
En esta parte podemos incluir también el apartado de logística. Se pueden gestionar los envíos desde el ERP incluso si trabajamos con diferentes transportistas o utilizamos diferentes marketplaces para vender nuestros productos.
En vez de tener que ir a diferentes plataformas para gestionarlo, se puede integrar todo en el el ERP.
Igualmente, podremos ver el número de fallos, retrasos e incidencias, para así saber con qué proveedores nos interesa trabajar y cuáles nos ofrecen la mejor relación calidad precio.
Control y gestión comercial y de ventas
Por supuesto, la gestión comercial y de ventas también tiene su hueco en un ERP. Íntimamente relacionado con el apartado interior, podremos ver cuál es la situación en tiempo real de la venta de nuestros productos y servicios.
También se podrán solucionar incidencias, tener los datos de los clientes en caso de que sea necesario contactar, etc…
Esto permite un control más exhaustivo de lo que es el corazón de cualquier compañía: el funcionamiento en el mercado de su producto o servicio.
Gestión financiera
Por otra parte, tampoco podemos olvidarnos de la gestión financiera. Esta parte suele ser una de las más importantes de cómo funciona un ERP. Permite la integración y presentación de impuestos, así como tener a mano todos los informes contables y financieros que necesitemos.
En un apartado en el que es tan importante no tener fallos como este, el ERP se convierte en nuestro mayor aliado. Así podremos comprobar que el plan de negocios sigue funcionando como debe y que contamos con la inversión o los recursos necesarios para alcanzar los objetivos de la empresa.
Un fallo humano puede suponer grandes problemas en este ámbito, así que utilizar un software que los evita es imprescindible.
Recursos Humanos
Todo el apartado de Recursos Humanos es también importante en algunos ERP. Por ejemplo, hay opciones que permiten incluir tanto la parte administrativa de gestión de nóminas y vacaciones, como el apartado de control horario y fichajes o incluso incluir las horas por proyecto y calcular la rentabilidad de cada uno.
Se trata de uno de los módulos más prácticos, porque permite unificar un montón de gestiones diferentes, tanto del empleado como de los responsables de personal. Desde la solicitud de los días de vacaciones a consultar los objetivos y bonus determinados, así como la situación en la que se encuentran.
Informes y reportes
Por último, tenemos que hablar del apartado de informes y reportes. Gracias a los mismos, podemos tomar decisiones estratégicas y conseguir mejores resultados.
Podemos comprobar tendencias, descubrir nuevas problemáticas y, en general, tener todos esos datos para tomar decisiones más rápidas.
Si queremos ser una empresa que se adapte a los nuevos cambios del mercado, hay que ser capaz de tomar decisiones con datos, que respondan a la realidad que muestra el mercado y los análisis automáticos que realiza el ERP.
¿Cómo aprovechar al máximo un ERP?
La forma de aprovechar al máximo un ERP es controlar a la perfección las funcionalidades que tiene y cómo nos pueden ayudar. Saber qué estamos contratando y también si corresponde a las necesidades de nuestra organización.
No es raro contar con un ERP más caro y con más funciones de las que necesitamos en un momento dado. O tener las funciones que necesitamos en desuso porque no sabemos que exista.
Para implementar con éxito un ERP es necesario contar con un plan estratégico. Establecer un calendario de implementación y dar la formación necesaria a los usuarios para que sepan utilizarlo.
No basta con comprar una licencia y dejar que cada uno aprenda por su cuenta. Esa es simplemente la forma más fácil de desperdiciar el dinero y no lograr los objetivos asociados a la implementación.
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