Hace tiempo que la automatización de procesos dejó de parecer ciencia ficción y se ha convertido en el presente. La ventaja competitiva que supone en las operaciones habituales de una compañía, ahorrando grandes cantidades de tiempo y dinero, la han convertido en un procedimiento a implantar si, simplemente, queremos sobrevivir en un mercado cada vez más cambiante.
Gracias a la automatización, tareas que anteriormente debían realizarse a mano ahora pueden realizarse de manera automática. Esto supone además, que los procedimientos y operaciones de la empresa pueden realizarse 24/7. Todos los días de la semana y todas las semanas del año.
Ayudados por tecnología como el marketing automation, crear un sistema de ventas, gestionar la base de datos del CRM o, simplemente, mantener la producción durante todo el día es posible.
Además, si sabemos lo que es machine learning, entenderemos que se trata de procesos que se van optimizando a sí mismos, siendo cada vez mejores.
La automatización de procesos está también muy relacionada con la digitalización de empresas. Dentro de este proceso de automatización, se incluye la digitalización, de la que ya hemos hablado anteriormente.
Todo lo que sea convertir procesos analógicos y realizados a mano en procesos automáticos entra dentro de esta categoría, tanto a nivel de digitalización como de operativa industrial. Esta disciplina abarca tanto aspectos relacionados con la IA y el big data, como otros referentes a actividades mecánicas y no al procesamiento de información compleja.
En pleno año 2021, no haber dado el paso a la automatización de procesos, independientemente del tamaño de tu compañía, es estar un paso más cerca de la desaparición.
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos es el procedimiento por el cual diferentes procesos de la empresa dejan de realizarse por medio de la actividad humana y pasan a funcionar de manera automática.
En un primer momento, la automatización de procesos tenía que ver con tareas repetitivas. Por ejemplo, en operativa industrial crear máquinas que sustituyan el procedimiento tradicional, como, por ejemplo, una cadena de montaje.
Aquí vemos claro la gran ventaja del procedimiento. Montar un coche en una fábrica es más rápido, más barato y, no menos importante, más fiable, que si tuviéramos que crearlo de manera artesanal.
Aunque en la automatización de procesos todo funcione por si solo, no quiere decir que no requiera al ser humano. Las personas pueden ser necesarias para la supervisión de los procesos, para ponerlos en marcha y para asegurarse que todo funciona correctamente.
En los últimos años, conforme se ha desarrollado la inteligencia artificial en las empresas, la automatización de procesos ha dado un salto de calidad. Ya no solo estamos hablando de tareas repetitivas.
Ahora también se pueden automatizar aspectos que requieren el uso de la inteligencia o el análisis de datos. Los algoritmos y los avances en programación también están permitiendo automatizar otros procesos que si bien no requieren de IA exactamente, también suponen un importante avance frente a la primera etapa.
Por ejemplo, cuando vamos a enviar una newsletter automatizada y una herramienta nos calcula el momento perfecto de envío según los datos recopilados. Verá cuándo hay una mayor tasa de apertura o incluso se puede segmentar por tipo de audiencia.
Esto no requiere inteligente artificial, pero igualmente es un paso adelante en la automatización de procesos, optimizándolos y evitando que una persona tenga que realizar todo el procedimiento a mano.
Tipos de automatización de procesos
Para hablar de automatización de procesos, también tenemos que hablar de sus tipos. Hay tres tipos principales de automatización, que a su vez se pueden dividir en otros subtipos. Dependiendo del proceso en el que nos encontremos en la transformación de nuestra compañía, habrá que optar por unos u otros.
Los MACROS son los más tradicionales y la RPA es el más novedoso, encontrándose a medio camino la ITPA. Conocer los tres, sus ventajas e inconvenientes harán que podamos aplicar mejor la business intelligence.
Cada tipo de negocio y presupuesto podrá adaptarse a un tipo de automatización, dependiendo de las necesidades que tenga. Para ello, nada como contar con un consultor independiente que entienda el mercado y las necesidades de la empresa.
Con tantas opciones diferentes, elegir la que entre dentro del presupuesto y permita un ROI más rápido permitirá rentabilizar la inversión y comenzar a disfrutar de sus ventajas.
Pero primero, hablemos de en qué consiste cada tipo de automatización.
Macros
Los macros son la tecnología de automatización con más historia. Ya cuentan con varias décadas de existencia. En este caso nos encontramos con series de funciones que permiten automatizar tareas repetitivas.
Estos macros se pueden realizar en bases de datos, sistemas de negocio y también en maquinaria industrial si cuentan con una computadora.
Básicamente, se programa una función determinada cuando se le da la orden. Esto es muy importante porque se requiere supervisión humana. Eso sí, no será necesario que el operario conozca todos los procesos que realiza la máquina, eliminándose esta curva de aprendizaje.
La máquina funcionará por si misma, una vez que la persona responsable le de la orden de funcionar. Esto ahorra el tiempo que tendría que tener si cada persona tuviera que conocer o programar las funciones que necesita en un momento dado.
Por el lado negativo, los procesos deben programarse con antelación. Es decir, estas máquinas no variarán o se adaptarán más allá de lo que se le haya pedido. No tienen ningún tipo de independencia, aunque suponga un ahorro de tiempo no harán nada por su cuenta.
Alguien tiene que poner en marcha los procesos y alguien debe supervisarlos. Por ello, es también el proceso de automatización más económico normalmente.
ITPA
ITPA son las siglas de automatización de procesos de tecnologías de la información y va un paso más allá. En este caso, mejoramos la eficiencia porque se reduce el trabajo manual en aspectos simples pero necesarios.
Por ejemplo la actualización de sistemas, la configuración de servidores, políticas de seguridad, backup, etc… Todo este tipo de procesos informáticos se pueden automatizar de manera que la propia máquina los haga de forma automática.
A diferencia del proceso anterior, aquí la máquina es independiente para realizar sus procesos por sí misma, sin necesitar que nadie le de ese primer permiso. Este tipo de automatizaciones y actualizaciones se pueden realizar en diferentes capas de la tecnología.
Es muy interesante porque también tiene en cuenta la coherencia o la estandarización entre diferentes versiones de un sofware o una tecnología que se utilice en la empresa.
Esto quiere decir que si, por ejemplo, una actualización no es compatible con el sistema actual, la propia computadora es capaz de percibirlo y no instalarla, impidiendo que se produzcan errores o fallos informáticos que podrían darse en la forma manual.
En este caso se tratan de procesos centrados en el ámbito informático, aunque variaciones relacionadas con el software utilizado en aplicaciones de operaciones industriales.
RPA
Por último, tenemos que hablar de que es RPA o automatización robótica de procesos. Estamos ante la última tecnología en automatización de procesos, dando un salto muy grande en calidad y, sobre todo, independencia.
En este caso, se trata de robots programados para que se encarguen al 100% de diferentes tareas. Pueden ser administrativas, procesos que se repiten y tareas de todo tipo. En la práctica no hay diferencia entre la labor del robot y un trabajador.
En este caso, hay dos subtipos diferentes. El primer tipo trabaja sobre este tipo de procesos repetitivos basados en reglas definidas, empleando datos estructurados. Es decir, este tipo de RPA sirve para tareas muy definidas. Pueden ser complejas, pero no necesitan inteligencia artificial.
El segundo tipo implica la incorporación de la inteligencia artificial. Aquí ya no hace falta establecer reglas ni datos estructurados, sino que puede funcionar sin nada de esto. Cuando se aplica el machine learning además supone que la propia inteligencia del RPA va aumentando, consiguiendo una mayor eficiencia con el paso del tiempo.
Ambas suponen grandes ahorros de tiempo y dinero, así como una mejora de la fiabilidad y eficiencia en los procesos. Por ejemplo, son muy habituales en flujos de trabajo donde los errores humanos pueden suponer graves contratiempos como la banca, las finanzas o la gestión de personal.
Fases de la automatización
La automatización de procesos requiere diferentes fases.
La primera de ellas tiene que ver con la captación y procesamiento de datos. Esta es la base de cualquier proceso de automatización. Sin la recogida de datos no podrá ver ningún tipo de trabajo posterior. Estos datos deben ser 100% precisos y medibles, ya que es la materia prima con la que se trabajará a continuación.
El siguiente paso es utilizar esos datos. Los datos recogidos deben convertirse en información de valor. Aquí se procesan, analizan o interpretan, por supuesto en tiempo real. Esto permitirá también tomar decisiones industriales en base a los datos recogidos e interpretados por la máquina.
Es el momento que los procesadores o software hagan su trabajo, pudiendo realizar cálculos imposibles para una persona humana.
De ahí se llega al momento de la toma de decisiones. En este caso, si estamos ante los dos primeros tipos de automatización de procesos, la decisión vendrá por parte de los gestores humanos. Tendrán que utilizar las conclusiones obtenidas de manera automática y obrar en consecuencia.
Sin embargo, si tenemos un sistema RPA no hará falta que intervenga una persona humana. Aun así, si se quiere, se puede intervenir pero el sistema puede funcionar de manera automática para tratar de alcanzar los objetivos marcados con anterioridad.
Esto se aplica tanto a procedimientos empresariales como a partes más industriales. Por ejemplo se puede solucionar un cuello de botella, un material defectuoso o un problema de desabastecimiento en una fábrica sin que tenga que intervenir un ser humano.
Ventajas de la automatización de procesos
Para concluir podemos decir que la automatización de procesos tiene estas ventajas:
- Permite la eliminación de tareas repetitivas para el personal
- Supone una oportunidad para centrarse en tareas más creativas o estratégicas
- Consigue un ahorro de costes tanto en personal como en procedimientos
- Logra un gran retorno de la inversión
- Obtiene KPIs o indicadores de desempeño en tiempo real
- Permite manejar y procesar grandes cantidades de información en tiempo récord
- Reduce el tiempo de los procesos internos, los identifica y los optimiza
Si quieres disfrutar de una automatización de tus procesos y operaciones industriales, podemos ayudarte. Cuéntanos cuáles son tus objetivos y te damos varias propuestas que se adapten a ti.
