Solo el hecho de pensar en cómo crear un sistema de ventas, ya muestra que nos encontramos en el camino correcto. Este sistema permite automatizar todo el ciclo de ventas, logrando un ahorro de tiempo y dinero en el proceso.
Es importante diferenciar entre los dos tipos de sistema de ventas que podemos encontrar.
El más antiguo es el que hace referencia únicamente a la contabilidad. Es decir, un sistema que registre las ventas y dónde se pueda consultar el histórico. Un sistema muy útil para tener controlado el inventario y las ventas que se realicen en cada ocasión.
Sin embargo, el sistema en el que tenemos que pensar cuando nos planteamos cómo crear un sistema de ventas va un poquito más allá. En este caso, se tiene en cuenta la experiencia de compra y los puntos de contacto entre la empresa y el consumidor.
El sistema de ventas combina tácticas, estrategias, acciones y herramientas, para acompañar a una persona en su experiencia de cliente, ayudando a que el embudo de ventas funcione correctamente.
Se busca que el proceso de compra funcione de forma congruente y consistente para el consumidor, gracias a un personal formado, material preparado con antelación y diferentes incentivos que puedan ayudar a la decisión de comprar y a mejorar la fidelidad.
Una de las claves a la hora de crear un sistema de ventas es que todas estas herramientas, materiales y estrategias deben estar preparadas y planificadas con antelación.
¿Dónde crear un sistema de ventas?
No hay un lugar por defecto donde crear un sistema de ventas. Dependerá del software que se utilice y, sobre todo, de cómo se gestione la relación con el cliente de forma habitual.
También, por supuesto, de las necesidades de la empresa. Lo importante es que tengamos claro que se trata de sistematizar todos los aspectos relacionados con la venta.
Cuando hablamos de todos los aspectos, y esta es la clave, también hablamos del aspecto cualitativo.
Es decir, ya no se trata solo de contar con un registro contable de las ventas que se producen. Ahora es también responder a las dudas habituales y ofrecer soluciones personalizadas a cada arquetipo de cliente.
Ambos, nos dediquemos al B2B o al B2C, deben identificar los diferentes momentos del embudo de venta y priorizar el trabajo en aquellos que más los necesiten.
Cuando se piensa en cómo crear un sistema de ventas hay que tener en cuenta que el trabajo a realizar es bastante amplio. Por ello, la priorización en aquellos aspectos que permiten una mayor tasa de retención o un aumento del valor de vida del cliente, es fundamental.
La idea es lograr el retorno de la inversión lo más rápido posible, para continuar creciendo.
Sistema de ventas en Excel
Normalmente, el primer paso a la hora de ver cómo crear un sistema de ventas es pensar en Microsoft Excel o un programa de hojas de cálculo similar.
Normalmente, es la fórmula utilizada por los negocios más pequeños, antes de que comiencen a preguntar incluso por el concepto del sistema de ventas.
Con un nivel medio de Excel ya se puede crear diferentes fórmulas que permitan tener un control de las ventas. Este control de ventas y facturas es obligatorio por ley, pero también, puede realizarse a mano.
Sin embargo, por poco que el negocio crezca, la opción manual se descartará por su propio peso, al requerir más tiempo del necesario.
Para hacer un sistema de ventas en Excel solo necesitamos descargarnos algunos de los documentos ya programados que podemos encontrar por internet. O, si lo preferimos, programarlos nosotros mismos.
Si usamos un modelo ya creado, hacer este sistema de ventas más rudimentario, pero bastante útil mientras desarrollas uno más profesional en un CRM o con otro tipo de software, es bastante sencillo.
En la pestaña de productos habrá que añadir manualmente un código para producto, la descripción y el precio unitario. Hacer correctamente este punto es fundamental por lo que revísalo una vez terminado.
El siguiente paso es añadir las diferentes ventas en la hoja de inicio. Para ello hay que añadir el código de producto y la cantidad correspondiente cada vez.
Finalmente, en la hoja de registros de venta aparecerán todas las ventas realizadas. También podrás sacar promedios, totales, productos más vendidos o gráficos, perfectos para analizar la situación.
Este sistema puede servir en un primer momento, pero no deja de ser semimanual, al tener que añadir cada venta a mano, en vez de hacerse automático como un software de punto de venta o con un CRM.
Sistema de ventas en un CRM
Lo bueno de contar con un CRM para crear un sistema de ventas es que se puede comunicar de forma automática con el software de punto de venta.
Dentro de los tipos de CRM, los analíticos u organizativos son los mejores para establecer este sistema. Los colaborativos, sin embargo, están más centrado en la relación con el cliente y menos en la venta propiamente dicha.
De esta forma, tendríamos de manera automatizada todos los datos que en el sistema Excel hay que introducir a mano. Además, los datos se pueden analizar en tiempo real para ver dónde es más interesante añadir mejoras.
Tampoco hay que preocuparse sobre cómo crear un sistema de ventas en un CRM ya que es bastante sencillo si sabemos manejarlo. Por supuesto, hay una gran variedad de tipologías según el que utilicemos y los módulos que tengamos, pero sea como sea no reviste una mayor complejidad que usar el CRM en sí mismo.
Teniendo claro qué es Customer Experience, podremos sacarle un mayor partido, identificando las fórmulas en las que una mejor experiencia de cliente puede convertirse en una mejora de las ventas.
Porque no podemos olvidar que el trabajo en el sistema de ventas busca enamorar al cliente. Para ello, trabaja en todos los momentos del funnel de conversión, identificando oportunidades de mejora.
Sistematizar las ventas no es solo automatizar operaciones, sino también todos los procesos relacionados con las mismas, incluyendo los que tienen que ver principalmente con el factor humano.
Ventajas de contar con un sistema de ventas en un CRM
La ventaja principal de contar con un sistema de ventas en un CRM es la automatización. Podremos automatizar todo el proceso de recogida de datos y, además, también la elaboración de informes y análisis de la situación del ciclo de ventas.
Si, además, contamos con un módulo de CRM Marketing, podremos cruzar los datos fácilmente. De esta forma, podemos hacer campañas segmentadas, yendo a los momentos clave del ciclo de ventas. La personalización es uno de los secretos para conseguir mejores resultados para cualquier empresa, venda en físico o en digital.
Aunque puede parecer una ventaja menos significativa, el ahorro de tiempo también es fundamental. Relacionado con la automatización, todo el tiempo que ganamos podemos dedicarlo al análisis de los datos y a la implementación de mejoras.
Transversal a todas estas ventajas es el control de la situación en tiempo real. No hará falta esperar a los ejercicios trimestrales o anuales para hacer los análisis sino que se podrán realizar en cualquier momento, estableciendo comparativas y sacando conclusiones más fácilmente para solucionar los problemas desde el mismo instante en que aparezcan.
Por último, hay que mencionar tener toda la base de datos del CRM en un único lugar. Al comunicar el software de punto de venta con el CRM, tendremos a nuestro disposición en tiempo real todos los datos de venta del negocio, permitiendo hacer análisis más complejos que supongan unos mejores resultados.
En resumen, las ventajas de contar con un sistema de ventas en un CRM son:
1. Automatización de los procesos
2. Comunicación con el módulo de marketing para segmentar las campañas
3. Ahorro de tiempo
4. Control de las ventas en tiempo real
5. Base de datos unificada en un único lugar
Ejemplo de sistemas de ventas en CRM
Al igual que hicimos con nuestro ejemplo de Customer Journey, vamos a enseñarte cómo funcionaría un sistema de ventas en un CRM y en qué aspectos habría que trabajar.
1. Atracción
Es el primer paso del ciclo de ventas, atraer a los clientes. Para ello, se pueden utilizar diferentes estrategias: demostraciones gratuitas, ebooks para descargar, publicidad, marketing de contenidos, etc.
2. Información
El siguiente paso es planificar una respuesta para las posibles dudas o preguntas que tengan sobre nuestro producto o servicio. Aquí entran desde la creación de plantillas de respuesta con las dudas más comunes a guiones corporativos e instrucciones para el personal.
Todos los miembros de la empresa deben ofrecer una información similar para mantener una experiencia de compra coherente.
3. Presentación
Relacionado con el anterior, pero centrado en la presentación de la marca, producto o servicio que ofertemos.
Es importante establecer guías y documentos en el que los puntos fuertes y ventajas estén claros, automatizándolo en las ocasiones que sea posible.
4. Seguimiento estratégico
Gracias al CRM, podrás comprobar cómo van funcionando los puntos anteriores y siguiendo las campañas de email marketing, los contactos web, etc, en el proceso por el que pasarán a ser clientes.
Dentro de este punto podremos añadir las cotizaciones estratégicas, para las que también es necesario contar con un CRM con ERP.
5. Experiencia de compra
Ya hemos hablado largamente sobre experiencia de compra. En este punto del proceso habrá que ver qué se puede hacer para que la experiencia sea perfecta para el usuario.
De nuevo, se trata de que el cliente se enamore de nosotros y no encuentre ninguna dificultad o resistencia para serlo.
6. Revisión
De nada sirve mejorar la experiencia de compra sino medimos su satisfacción. Utilizar diferentes opciones como las encuestas de satisfacción de clientes permitirá saber si los cambios realizados están o no surtiendo efecto.
También permitirá descubrir qué aspectos hay que mejorar dentro del ciclo de ventas.
7. Fidelización
Por último, hay que mencionar la fidelización. Es decir, hay que crear acciones que permitan que los clientes se conviertan en recurrentes. Se puede hacer con descuentos para próximas compras, campañas de email, promociones especiales, etc.
Siguiendo estos 7 puntos, crear un sistema de ventas ideal para tus clientes será sencillo y, sobre todo, te ofrecerá los resultados que buscas.
En Connecting Visions contamos con expertos que pueden ayudarte a crear un sistema de ventas, mejorar la experiencia de cliente o realizar la implementación de un sistema CRM. Nos adaptamos a tu presupuesto. Consulta con nosotros sin compromiso.
