La base de datos del CRM es una de las grandes funcionalidades que tiene este tipo de software. Su capacidad para recopilar grandes cantidades de datos, analizarlos y actuar en competencia puede suponer un verdadero valor diferencial para nuestra empresa.
Aunque la gestión de base de datos de CRM es una de sus ventajas más notables, no siempre se sabe utilizar correctamente. A veces, cuando no se tienen a los profesionales adecuados, los datos almacenados por el sistema CRM no se utilizan.
Esto nos puede impedir crear un sistema de ventas optimizado o gestionar la relación con el cliente de forma más personalizada y acorde a los intereses del mismo.
Hoy en día tenemos la posibilidad de personalizar las comunicaciones con el cliente y todas nuestras interacciones a partir de sus datos de comportamiento, gustos e intereses. Tanto en comunicaciones comunes como en la publicidad o en los procesos de experiencia de cliente.
Para ello, la base de datos del CRM es nuestro principal aliado. Tener una base de datos lo suficientemente amplia y que guarde exactamente la data que necesitemos hará mucho más fácil afinar con nuestra estrategia y, en definitiva, ofrecer al cliente lo que está buscando.
Diferencias entre una base de datos y un CRM
Es importante tener en cuenta las diferencias entre la base de datos y el CRM. Un CRM no es una base de datos, sino que esta es una parte importante de él.
De hecho, ni siquiera es obligatorio que un CRM, siglas de Customer Relationship Management, tenga una amplia base de datos. Según los distintos tipos de CRMs puede haber alguno que no disponga de ello.
Viendo una comparativa de CRM se puede ver cuáles son las características de cada uno y si disponen o no de grandes bases de datos. Los CRM necesitan datos para trabajar por lo que siempre tendrán alguna base de datos, aunque sea capaz de gestionar grandísimas cantidades de información.
En ese sentido, lo más inteligente es optar por una base de datos que se ajuste a nuestras necesidades empresariales. Si somos una pequeña pyme no vamos a necesitar la misma potencia y capacidad de almacenamiento que si somos una gran multinacional que opera en diferentes mercados y que tiene millones de clientes a los que hacer el seguimiento.
Dependiendo del tamaño de la base de datos y otras funcionalidades y módulos adicionales que puede tener, como el de CRM marketing, los precios de CRM serán diferentes. Por eso, siempre es interesante que un experto estudie nuestra situación y nos diga qué solución del mercado es la que responde más a los que necesitamos.
De esta forma, logramos optimizar el gasto y conseguir un buen ROI lo antes posible. Al final, lograr un retorno de la inversión y un aumento de los beneficios es lo que buscamos cuando trabajamos con CRM y bases de datos.
Funcionalidades de la base de datos del CRM
La funcionalidad más importante de la base de datos del CRM es que incorpora una línea de tiempo que representa todas las relaciones o interacciones que ha tenido el cliente con la empresa.
Es decir, cuando usas una hoja de cálculo en Access o Excel, las opciones tradicionales cuando no se usa una base de datos de CRM trabajas con celdas, añadiendo diferentes comandos y datos.
Sin embargo, en un CRM podemos ver una información más completa y detallada, con el histórico de relaciones que haya, fechas, emails, llamadas de teléfono, etc… Podremos añadirle etiquetas, clasificar los contactos y otras opciones según el CRM que estemos usando.
Lo interesante de esto es todo lo que podemos hacer a continuación. Por ejemplo, nos ayudará a saber cómo crear un embudo de ventas en un CRM. Podremos hacer segmentaciones según las características de los clientes y añadir información especifica cualitativa que no cabe en una base de datos tradicional.
Además, se trata de herramientas muy visuales que no requieren un conocimiento tan técnico como un Excel o un Access. No quiere decir que un CRM no tenga una curva de aprendizaje, que dependerá según el modelo, pero por norma general son más asequibles y permite ser manejados con soltura por todos los empleados con facilidad.
Además, al no ser un documento sino un software, la implantación de un CRM permite acceder al mismo tiempo y la edición de los datos estemos donde estemos. Esto es perfecto para los equipos de trabajo deslocalizados tan típicos de la Cuarta Revolución Industrial.
Estrategia e inteligencia de negocio
Por otra parte, hay que mencionar que la base de datos del CRM no lo es todo. Es decir, tener una buena base de datos en tu software de relación con los clientes no hará que vendas más por sí, debe haber una estrategia detrás.
La clave está en aplicar la inteligencia de negocio y utilizar esos datos que se han recopilado. También conocida como BI por sus siglas en inglés (Business Inteligence), se trata de una disciplina que combina análisis de negocio, minería, visualización e infraestructura de datos.
Esto será lo que nos permita optimizar las operaciones y hacer un seguimiento del rendimiento. Podremos analizar el comportamiento de los clientes, identificar tendencias o descubrir problemas conforme vayan surgiendo.
Igualmente, nos dará la oportunidad según las capacidades de nuestro CRM de comparar con la competencia. Descubrir en qué punto estamos respecto a ellos y cómo poder mejorar los resultados y las cuentas de la empresa.
En definitiva, la inteligencia de negocio está enfocada en buscar maneras de predecir el éxito. Pero no de una manera emocional sino teniendo en cuenta los datos recopilados. Por supuesto, la inteligencia de negocio también puede fallar, pero las posibilidades son muy inferiores al estar basados en datos objetivos.
Sin embargo, situaciones como la pandemia de la COVID-19, que no se podían predecir, muestra que siempre pueden aparecer nuevos elementos que no podemos predecir con nuestros datos y que cambiarán el ecosistema por completo durante años.
Buscar fórmulas para adaptarse a estos nuevos escenarios también es otra de las ventajas que podemos tener gracias a la estrategia y la BI.
Accesibilidad y protección de datos
¿Quién puede acceder a esos datos y qué hace con ellos? En un momento en que la legislación de protección de datos europea y nacional es tan exigente, es muy importante tener mecanismos de control.
Afortunadamente, con la base de datos del CRM se puede establecer un sistema de permisos que tenga en cuenta quién puede acceder o no. Además, estos permisos son fácilmente editables para que si hay cambios en los puestos y en los responsables de protección de datos se puede transferir las responsabilidades con facilidad.
Con un documento Excel o Access, además de ser más difícil de trabajar, especialmente cuando las bases de datos comienzan a ser importantes, también es más complicado impedir el acceso a aquellas personas que no puedan legalmente tener acceso a los datos.
Es posible poner una contraseña al documento, pero es mucho más fácil tener un sistema de permisos en un CRM. Así, además, quedará registrado en el propio software la persona que ha entrado y que es lo que ha hecho con los datos, ofreciendo una mayor seguridad si hay algún problema en algún momento.
¿Cómo elegir el CRM correcto según la base de datos?
Sabiendo que hay muchos tipos de CRM y bases de datos, ¿cómo sabemos cuál es la mejor opción? En Connecting Visions trabajamos con expertos independientes que ofrecen el servicio de implantación de CRMs a diferentes empresas.
Además de buscar y seleccionar el mejor CRM según las características de la compañía también pueden encargarse si es necesario es supervisar todo el proceso y enseñar a utilizarlo y sacarle el máximo partido posible.
La forma de funcionar que tenemos es muy sencilla. Una vez que sabemos cuál son vuestras necesidades pedimos a nuestro ecosistema de expertos que nos aporten diferentes soluciones y enseñamos al cliente las tres mejores propuestas.
Así, la empresa tendrá diferentes opciones entre las que elegir de gran calidad y adaptadas tanto a sus necesidades como a su presupuesto.
Para ello, es importante que la empresa haga un trabajo de introspección y sea consciente de cuáles son sus objetivos y su trazabilidad. Así será posible encontrar la mejor opción disponible en el mercado. Es decir, la más adaptada a la situación actual y a la futura de la compañía.
Ventajas de contar con un CRM con base de datos XL
Una vez hablado lo que supone tener un CRM con base de datos, vamos a hacer un repaso por las diferentes ventajas que supone respecto a otras opciones:
- Permite gestionar los permisos de todos los empleados con facilidad
- Tiene diferentes opciones de segmentar la información de los clientes por características, tags o comportamientos.
- Permite optimizar los sistemas de venta creando una mejor experiencia de cliente y una mayor tasa de conversión.
- Ofrece la oportunidad de añadir información cualitativa a los perfiles de los clientes y no solo cuantitativa.
- Supone la centralización de todos los datos de la compañía en una única base de datos disponible en cualquier punto del mundo.
Si quieres disfrutar de una base de datos del CRM completamente a tu medida consulta con nosotros y cuéntanos tu reto. Te buscaremos la opción más adecuada para ti.
