Los procesos empresariales forman parte de cualquier organización. Sin ellos, el caos impediría que la empresa pudiera cumplir con sus metas y objetivos.
Procedimentar el funcionamiento de una organización permite que la misma funcione de forma cohesiva. Por medio de los procesos empresariales, se optimiza la gestión del tiempo y se gana en optimización.
Se evitan las improvisaciones y se establecen protocolos para hacer frente a posibles errores. Cualquier organización empresarial que quiera perdurar sabe que no solo debe tener procesos empresariales, sino que los mismos deben estar controlados, diseñados y gestionados de forma correcta.
Y no solo eso, sino que también deben ser revisados y mejorados periódicamente. En un mundo a las puertas de la Cuarta Revolución Industrial, con los grandes retos que supone para las empresas, quién no opte por una automatización de procesos y mejora continua, está destinado a desaparecer.
Los procesos empresariales se configuran como una manera de conocer el funcionamiento interno de la empresa. De entender quiénes son los actores implicados y tener margen de actuación para una gestión empresarial más eficiente.
¿Qué son los procesos empresariales?
Los procesos empresariales son el conjunto de operaciones y recursos financieros, técnicos y humanos que hacen funcionar una organización como una empresa. Para ser considerado un proceso empresarial deben tener un objetivo o meta para cumplir.
No estamos hablando de objetivos SMART, sino simplemente de un propósito manifiesto.
Por ejemplo, una empresa de automoción tiene diferentes procesos empresariales. Algunos estarán destinos al objetivo de fabricar un vehículo, otros estarán centrados en el aspecto de I+D para optimizar las prestaciones, habrá procesos relacionados con la comunicación interna o el marketing, etc…
Las funciones de estos procesos son, básicamente, garantizar el funcionamiento de la empresa. Para lograrlo, utilizan todos los recursos disponibles que pueden hacerlo posible, desde personal interno a colaboradores externos, presupuestos, software y sistemas de tecnologías e información.
Los pasos concretos que se dan para lograr cada objetivo necesario para la empresa son los procesos empresariales. Por tanto, nos encontramos con procesos transversales a los diferentes departamentos y personal de la empresa.
Aunque suelen estar dirigidos por los puestos más elevados de la jerarquía empresarial, requiere del trabajo de cada persona de la compañía. De hecho, trasladar correctamente estas dinámicas desde los escalones superiores a los más bajos es lo que puede garantizar que todo salga como debería.
Además, hay una segunda acepción de procesos empresariales que tiene que ver con la macroeconomía. En este caso, nos referimos al ciclo de vida de la empresa, desde su nacimiento hasta su fin.
El diseño de un proceso empresarial
Entonces, ¿cómo se diseña un proceso empresarial? Diseñar un proceso empresarial requiere de una primera parte de evaluación de recursos. Una vez evaluados, será más fácil poder diseñar el proceso poniendo a cada recurso en un road map hasta lograr el objetivo.
En primer lugar, hay que definir el perfil de los profesionales que son necesarios para que el proceso tenga éxito. Igualmente, será necesario definir también el liderazgo transformacional que el puesto requiere para la gestión del talento.
Es necesario no solo centrarse en conocimientos técnicos, sino también en habilidades sociales y personales. Es decir, definir tanto las softs skills como las hard skills.
Más allá de los recursos humanos, hay que pensar también en los recursos financieros. Es decir, qué presupuesto se puede destinar a cumplir este proceso. Aquí van incluido los gastos de personal, materiales, tecnologías utilizadas, etc…
La tecnología o los recursos técnicos también deben tenerse en cuenta. El equipamiento que se vaya a necesitar, los programas informáticos, especialmente si se requiere desarrollos específicos personalizados y cualquier aspecto material, incluyendo material de oficina.
Tan importante como la definición de los recursos es la estimación del tiempo. Los procesos no son infinitos. Tienen un origen y un final, aunque sean periódicos. Pueden ser procesos mensuales, anuales o cualquier otro periodo, pero debe estar definido.
Por último, llega el momento de la comunicación. Los procesos deben comunicarse a los actores implicados en el proceso. Para que los procesos empresariales tengan éxito, las funciones, responsabilidades y objetivos deben estar claros.
Si todo el mundo tiene claro lo que tiene qué hacer y los recursos de los que dispone para hacerlo, el éxito está prácticamente asegurado.
¿Cómo gestionar los procesos empresariales?
A la hora de gestionar procesos empresariales lo más importante es que todo el mundo entienda el proceso en sí mismo. Puede parecer secundario, pero si los actores no entienden realmente cuál su papel en el engranaje y qué es lo que hace el engranaje, los resultados pueden ser diferentes de los esperados.
Una manera muy interesante de averiguar si hay esta comunicación es preguntar. Puede parecer básico, pero si la respuesta a ¿por qué hacemos estos cambios organizacionales? Es la misma del directivo al empleado en el nivel más bajo, entonces es que el proceso se ha entendido.
Muchas veces, los directivos se centran en el aspecto económico, comercial y de marketing externo y se olvidan que la experiencia de empleado también es un aspecto a tener en cuenta.
Comunicar la cultura empresarial y los objetivos de cada nuevo proceso es lo que permitirá que haya un compromiso desde los trabajadores.
Igualmente, las interconexiones entre los elementos del proceso deben estar claras. Por ejemplo, si del trabajo de Ana depende que Pedro pueda desarrollar su labor, es importante que tanto Ana como Pedro conozcan esta relación y se sientan responsables de la misma.
Si Pedro falla, el trabajo de Ana se perderá, y si Ana no realiza su labor correctamente, Pedro no podrá continuar con el proceso.
Esta interconexión en el que todo sienta que es esencial, contribuirá al proceso y empoderará a los empleados.
Utilizar un CRM
Un CRM nos ayudará a establecer procesos automáticos que faciliten la creación de dichos procesos. En este caso, el customer relationship management está centrado en la relación con los clientes.
Al poder configurar los procesos de forma automática con el módulo de CRM marketing, nos aseguramos que responder a la pregunta cómo gestionar la relación con los clientes tenga siempre la misma respuesta, independientemente de donde nos encontremos, lo que es especialmente útil en empresas multinacionales o con varias sedes.
El marketing automation permite, además, definir el proceso en un primer momento y luego poder olvidarte de él hasta que tengas que analizar resultados. Puede funcionar 24/7 y no requiere de supervisión continua.
Eligiendo correctamente entre los distintos tipos de CRM, podemos gestionar de manera más rápida nuestros procesos, registrando todas las interacciones que ha tenido la compañía con un cliente en específico.
Tener un ERP
Además de la implantación de un sistema CRM, un ERP también nos puede ayudar. Si ya sabes que es una plataforma ERP, sabrás que permite gestionar los procesos internos de la compañía.
Dependiendo del tipo de ERP del que hablemos se podrá gestionar los recursos humanos, las diferentes tareas por proyecto o incluso el fichaje de los empleados.
Al ver cómo funciona un ERP también verás que puedes ver fácilmente la rentabilidad de cada cliente y la inversión de horas que supone cada empleado en un proyecto determinado.
Así no solo se facilita el trabajo, sino sobre todo el análisis de los procesos empresariales. Saber cómo funciona cada proyecto y sus recursos y poder ver si es o no sostenible a corto, medio y largo plazo.
Metodologías claras
Para que la combinación de ERP y CRM funcione es muy importante contar con metodologías claras. No se trata solo de la integración de plataformas, sino también de que todo el mundo funcione siguiendo el mismo tipo de metodología.
Por ejemplo, si optamos por metodologías ágiles, que todos los proyectos la sigan facilitará la comunicación entre proyectos y también la comunicación transversal o el cambio de profesionales entre unos y otros, que no tendrán que pararse a aprender otra nueva metodología.
Las metodologías ayudan a cohesionar los procesos empresariales. Y cuanto más cohesionado sea el funcionamiento de una empresa, más fácil será lograr buenos resultados.
Mecanismos de revisión y mejora
Por último, no nos podemos olvidar de los mecanismos de revisión y mejora. Que existan procesos empresariales no quiere decir que funcionen.
Los procesos empresariales hay que revisarlos en profundidad. Hay que comprobar cuáles son, cuáles de ellos se han generado de forma espontánea y cuáles han sido diseñados, así cómo cuál es la eficiencia que tienen y el margen de mejora.
Los procesos deben responder a unos objetivos marcados. Y en un periodo marcado anteriormente hay que comprobar si han permitido cumplir estos objetivos o no.
Aun en el caso de que si cumplan los objetivos, hay que plantearse si podemos optimizarlo y generar un mejor rendimiento.
Con consultores independientes especializados en la automatización de procesos, no solo podremos definir y generar los procesos necesarios para la empresa, sino que también tendremos la oportunidad de revisarlos y mejorarlos.
En Connecting Visions contamos con los mejores profesionales independientes para encargarse de la definición, revisión y optimización de los procesos de tu compañía. Cuéntanos tu reto y te proponemos diferentes opciones adaptadas a tu empresa y presupuesto.
