Saber cómo presentar un proyecto de negocio es, muchas veces, tan importante como el propio proyecto. Si no sabemos expresar correctamente los puntos fuertes del proyecto, aburrimos con datos irrelevantes o, simplemente, no hacemos hincapié en nuestro valor diferencial, puede que no logremos nuestros objetivos.
Cuando se presenta un proyecto de negocio, lo primero que hay que tener en cuenta es el interlocutor. No es lo mismo hacer una presentación a un banco para pedir financiación, que a una institución para solicitar una subvención o a un potencial socio. Así, la adaptabilidad deberá acompañarnos en todo momento.
De la misma manera, no podemos obviar la calidad del propio plan de negocio. Si el plan no es bueno, por muy buena que sea la presentación, es difícil conseguir que se llegue a buen término.
Sobre todo porque la presentación solo es el primer paso de un proyecto más largo. Después, en la mayor parte de los casos, vendrá un estudio más exhaustivo de la documentación del business plan. En ese momento, lo que hemos contado en la presentación se tiene que sostener con la documentación.
Por ello, tener un buen plan de negocio es clave. Sin él, por muy bien que hagamos la presentación, el esfuerzo será en vano. Sin embargo, si tanto la presentación como el plan están bien preparados y documentados, hay muchas más posibilidades de tener éxito.
¿Qué es un business plan o proyecto de negocio?
Antes de ir con la mejor manera de presentar, debemos tener claro que es un plan de negocios. Conocido también como business plan o proyecto de negocio, hablamos de un documento amplio, formado por diferentes partes, en el que se explica en qué consiste el proyecto de empresa.
Toda la información relevante de la compañía aparece en este documento. Desde la visión empresarial a la estructura, la forma de financiarse y operar, así como los planes por área de actuación: marketing, ventas, recursos humanos, logística, etc.
Aunque no hay un modelo unificado, hay algunas claves que podemos seguir para saber cómo hacer un business plan. Al final, hay casi tantos planes de negocio como empresas, pero la estructura es bastante parecida. O debería serlo.
Esta estructura habitual es la siguiente:
1. Resumen ejecutivo
2. Descripción del proyecto
3. Estructura de la empresa
4. Plan de Recursos Humanos
5. Plan de operaciones y gestión
6. Plan de marketing y ventas
7. Plan financiero
8. Anexos
Si seguimos la estructura anterior, nos resultará más sencillo materializarla claramente en la presentación, ya que suele ser la utilizada y la que van a esperar encontrarse. Pero vayamos a ver cómo presentar un proyecto de negocio.
Claves para presentar tu proyecto de negocio con éxito
Vamos a repasar cómo presentar un proyecto de negocio con éxito con las claves más importantes. No olvides que como cualquier otra presentación oral es tan importante lo que decimos como la manera en la que lo decimos.
La comunicación no verbal, incluyendo el vestuario que llevemos, también va a decir muchas cosas sobre nosotros. Así, más allá de la propia presentación, no olvidemos que el antes y el después también van a contar.
Hay que trasmitir confianza, pero no de más cómo para parecer sobrado, simpatía, pero seriedad y, en definitiva, mostrar al interlocutor qué somos justo lo que están buscando.
Veamos las claves principales.
Sé claro, sencillo y conciso
Claridad, sencillez y concisión son las tres claves del lenguaje periodístico que también podemos trasladar a cualquier presentación. No sabemos cuál es el conocimiento técnico de las personas a las que le vamos a presentar el proyecto, por lo que hay que ser lo más claros posible.
Por supuesto, hay que verbalizar que pueden hacer cualquier pregunta o duda sobre los detalles y aspectos más técnicos, demostrando que se tiene el conocimiento en caso de necesitar alguna aclaración.
Por lo demás, lo que tenemos que trasmitir es la idea del proyecto de negocio en rasgos generales: lo más claro y rápido que podamos. El tiempo de atención es limitado, especialmente si algo nos aburre, por lo que también es importante ser dinámicos durante toda la presentación.
Si sentimos que estamos perdiendo la atención, no hay que ponerse nervioso porque se percibirá y será aún más complicado retomarla.
Adapta tu mensaje al interlocutor
Ya lo hemos adelantado antes. La adaptabilidad es clave en cualquier presentación de un proyecto de negocio. Normalmente, se tiene una plantilla de presentación que se puede ir editando según quién sea la persona u organización a la que vamos a realizar la misma y lo que queramos destacar.
Es una obviedad, pero, evidentemente, si lo que buscamos es financiación en una entidad bancaria, habrá que priorizar todo el aspecto económico. Si vamos a presentar el proyecto para ganar una subvención de sostenibilidad, habrá que incorporar un apartado que hable de nuestras medidas y priorizar este apartado.
Y así con todo. Cada presentación tendrá un objetivo y es importante que tanto la presentación como el discurso se adapten a él. Es importante que se note que controlamos del tema que hablamos y que no parezca que simplemente estamos leyendo una diapositiva.
Eso lo puede hacer todo el mundo, pero trasmitir pasión por nuestro proyecto es algo que solo está en nuestra mano.
No aburras con más datos de la cuenta
Uno de los errores más habituales cuando nos preguntamos cómo presentar un proyecto de negocio es dar más datos de lo necesario. Pensamos que así quedará claro que sabemos de lo que hablamos, pero, en la mayor parte de las ocasiones, solo generamos aburrimiento.
Hay que tener en cuenta que en la mayor parte de los casos nuestro interlocutor no va a ser un experto en nuestra especialidad, por lo que los detalles más técnicos no van a suponer una diferencia notable en su opinión.
Por el contrario, lo que necesita es entender qué le va a aportar nuestro proyecto como usuario (o al target al que nos dirijamos). Por supuesto, los datos más técnicos tienen que estar reflejados en los anexos de la presentación.
Así, en el caso de que necesite saber más, sabrá que tendrá la información ahí y, lo que es más importante, podrá preguntar sobre ella a un experto de su confianza si necesita una validación externa de lo que estamos afirmando.
Haz hincapié en el valor diferencial
El valor diferencial es lo más importante de cualquier proyecto de negocio. ¿Qué hace que nuestro negocio merezca la pena? ¿Por qué es diferente de otras opciones? ¿Qué aporta que no aportan otras soluciones similares que ya existen en el mercado?
Sea cual sea el tipo de presentación que vamos a hacer, esta información va a ser la más importante que traslademos. Si nuestro valor diferencial no se percibe, tampoco lo va a percibir el público y la empresa no va a lograr sus objetivos.
Hay que tener en cuenta que cuando hablamos de valor diferencial también puede ser, por ejemplo, ser más económicos que el resto de las opciones en la zona u ofrecer una mayor calidad. En ocasiones no es necesario ser super innovador, aunque la innovación siempre ayuda a aportar ese valor extra.
Prepara las posibles dudas y preguntas
Otra clave que nos ayudará en la presentación del proyecto es preparar con antelación las posibles preguntas y dudas que pueden surgir. Para ello, si tenemos la oportunidad, suele ayudar hacer la presentación a alguien externo de la empresa con quién tengamos confianza, que pueda darnos su feedback y cuáles son las dudas y preguntas que le vienen a la mente.
También podemos preparar la presentación y las dudas con un consultor independiente. Igualmente, es importante preparar esos puntos débiles que tenemos identificado y que a lo mejor no van dentro de la presentación. Así, si los descubren, sabremos cómo responder y no nos sentiremos atrapados.
Tener controladas las dudas y preguntas más comunes nos hará tener una mayor confianza a la hora de presentar y eso se va a notar en el resultado final. Puede que nos pregunten algo que no hayamos previsto, pero ya no será tan probable.
Aporta la presentación con antelación
Si queremos que la reunión sea lo más productiva posible, siempre ayuda enviar la presentación y el proyecto de negocio con antelación.
Así, podrán verla con detenimiento y hacernos preguntas más pertinentes. Para ser sinceros, habitualmente si va a haber una reunión para presentar el proyecto de negocio, no es habitual que se mire con anterioridad, pero hay casos en los que sí y eso puede inclinar la balanza a nuestro favor.
Enviar la presentación previamente nunca nos va a jugar en contra y solo nos va a suponer unos minutos de nuestro tiempo. Merece la pena perderlos si así estamos un paso más cerca de nuestros objetivos.
Sé agradable
Estamos hablando con personas, aunque representen a instituciones. Así, trata de ser cercano y simpático. La toma de decisiones no siempre se rige por criterios 100% objetivos, sino que aspectos subjetivos pueden primar.
Además, si por ejemplo hay un número máximo de proyectos a los que financiar o subvencionar y estamos “objetivamente” empatados en méritos con otras opciones, caer bien a las personas a las que vamos a presentarles el proyecto puede hacer que se decanten por nosotros.
Así, utiliza a una persona que tenga don de gentes para la presentación, que sepa escuchar y que pueda mantener con facilidad una conversación informal. Si logras conectar en lo personal, será mucho más fácil conectar en lo profesional.
Si necesitas ayuda con tu plan de negocio, en Connecting Visions contamos con los mejores expertos. Cuéntanos tu reto y te ayudamos a crear el plan de negocio y la presentación, entre otras funciones.
