Saber cómo hacer un business plan es fundamental si queremos hacer crecer nuestra empresa. No solo para saber quiénes somos, qué hacemos y a dónde vamos, sino también para poder mostrar el documento a la hora de buscar inversores o hacer partnerships con otros actores.
Hablamos de uno de los retos en la creación de PYMEs más importantes, porque será lo que nos abrirá puertas a participar en concursos, lanzaderas o recibir subvenciones de administraciones públicas y privadas.
Cómo hacer un business plan no siempre es fácil, especialmente si no hemos hecho ninguno con anterioridad. Afortunadamente, también se pueden encargar de forma externa, siempre que podamos trasladar de forma exacta nuestra idea de negocio.
Ya sea realizado internamente o de forma externa, el plan de negocios acompañará siempre a la empresa y se irá renovando conforme esta vaya evolucionando. Se trata de un documento que muestra la identidad de esta y que permite predecir si puede alcanzar el éxito.
¿Qué es un plan de negocio o business plan?
Lo primero que tenemos que saber para entender cómo hacer un business plan es qué es un plan de negocios exactamente.
Un business plan es un documento que contiene toda la información relevante sobre una compañía. En él aparece cuál es su visión, su estructura, su manera de financiarse, de operar y los diferentes planes estratégicos de las áreas que la componen.
Uno de los secretos más importantes del plan de negocio es que no es un documento fijo o estático, sino que se trata de un documento vivo, que va cambiando con el paso de los meses o los años.
El plan de negocios debe actualizarse cuando cambie el organigrama de la compañía, se actualicen los planes estratégicos o haya cualquier cambio de gran calado en la organización. Y es que este documento debe estar siempre listo para cuando se requiera.
Se trata de algo así como un documento maestro en el que se esconden todas las claves del funcionamiento de la empresa.
¿Cómo hacer tu business plan?
El business plan puede ser un documento de creación individual o un documento colaborativo. Aunque el documento final pueda estar construido por una única persona, es necesario la colaboración de los diferentes responsables del negocio.
Al tener que explicar cómo va a funcionar la empresa, o bien contamos con alguien en la empresa que conozca en profundidad el funcionamiento, o bien contratamos a un experto externo. En estos casos, hay que ofrecerle toda la información que necesite para elaborar un plan de negocios de primera.
La ventaja de contar con un experto externo es que podrá mostrar cómo conseguir la visión del fundador o el CEO de la compañía, teniendo en cuenta aspectos como la situación del mercado financiero, las metodologías o las herramientas existentes.
Es decir, funciona mejor en los primeros años de la empresa o antes de procesos de transformación. No se trata en este caso de trasladar lo que ya se está haciendo, sino de crear un recorrido nuevo para alcanzar los objetivos empresariales marcados de antemano.
Estructura del business plan
A la hora de hacer un plan de negocios, lo primero es entender cuál es la estructura del business plan.
Una de las principales dificultades para averiguar cómo hacer un business plan de referencia, es que no hay criterios comunes. Hay casi tantos planes de negocio como empresas, cambiando la estructura cada vez.
Aun así, los planes de negocio son bastante parecidos entre sí, aunque a lo mejor cambie el nombre de cada apartado. Al final, el contenido tiene que ser parecido, ya que debe mostrar qué es la empresa y cómo quiere funcionar.
De manera resumida, encontramos los siguientes puntos principales.
Resumen ejecutivo
El resumen ejecutivo es, en muchas ocasiones, la parte más importante del documento. Es el menos técnico, pero si no llama la atención de la persona que lo lee, probablemente cierre el documento justo al empezar.
Aquí hay que hablar sobre la visión de la empresa. Qué somos, qué queremos ser y, sobre todo, qué aportamos que no exista ya en el ecosistema empresarial.
Debe ser corto, claro y conciso. Una página ya es demasiado para un buen resumen ejecutivo.
Descripción del proyecto
La descripción del proyecto profundiza en lo que no ha cabido en el resumen ejecutivo. Se habla de los productos y/o servicios que se van a comercializar, de nuestra ventaja competitiva, la filosofía de la empresa, etc.
Se diferencia del resumen ejecutivo en que es mucho más concreto y específico y puede tener más de una página. Pero se trata, sencillamente, de aterrizar la visión global del resumen ejecutivo en algo más concreto y tangible.
Por ejemplo, si en el resumen ejecutivo decimos que queremos transformar la forma de viajar, en la descripción del proyecto tendremos que mencionar, no desarrollar, los servicios específicos que nos permitirán hacerlo.
Estructura de la empresa
Con el apartado de estructura de la empresa dejamos de lado los resúmenes y comenzamos a entrar de lleno en materia. Aquí tenemos que mostrar el organigrama de la compañía y sus estatutos.
Toda la información fiscal y mercantil también tendrá que verse reflejada en este apartado.
Plan de Recursos Humanos
A continuación, se muestran los planes de los principales departamentos. En este caso no hay que seguir necesariamente este orden, aunque si que hay que empezar por el resumen ejecutivo, la descripción del proyecto y la estructura empresarial.
En el Plan de Recursos Humanos, como su propio nombre indica, hay que desarrollar todo lo relacionado con el personal de la empresa. Habrá que mostrar los planes de desarrollo de talento, si habrá un CHRO y con qué perfiles se quiere contar.
No se trata de personalizar en las personas con nombres y apellidos que formarán parte de la empresa, sino mencionar los puestos que habrá y el tipo de perfil que los ocuparán.
Plan de Operaciones y Gestión
Otro de los planes que incluir es el Plan de Operaciones y Gestión. En este plan se incluye todo lo relacionado con la logística y los procesos y operaciones internos de la compañía.
Mientras que el anterior te hablaba de los perfiles profesionales, este plan te habla de cómo van a trabajar estos perfiles y qué herramientas van a utilizar como ERPs o CRMs. También se pueden mencionar las metodologías de trabajo que se van a emplear.
Plan de Marketing y Ventas
También es muy importante el plan de Marketing y Ventas, dependiente del director comercial. En este plan hay que incluir todo lo relacionado con el proceso de ventas, tipos de clientes objetivo, un ejemplo de customer journey, cómo será la experiencia de cliente, etc.
Se trata de un apartado bastante amplio porque hay que detallar no solo el proceso de ventas, sino todo el recorrido de los arquetipos de cliente con los diferentes momentos de la verdad a los que se vaya a enfrentar.
Plan Financiero
Por último, hay que hablar del Plan Financiero, para muchos es el más complejo a la hora de saber cómo hacer un business plan. En este apartado aparecerá toda la planificación económica de la compañía.
Todo los datos relevantes sobre las finanzas de la empresa deben aparecer en este plan. Previsiones de gastos e ingresos, fondos de emergencia para imprevistos, impuestos, financiación, etc.
Se trata del apartado fundamental cuando el business plan nos lo pida una entidad bancaria o solicitemos alguna clase de financiación. En este apartado hay que demostrar la viabilidad económica de la empresa y el margen de actuación ante situaciones imprevistas.
Como hemos visto con la pandemia, tener músculo financiero es fundamental para sobrevivir en un entorno que puede cambiar por completo de un día para otro.
Anexo
Por último, es recomendable contar con uno o varios anexos para introducir toda aquella documentación adicional que pueda enriquecer el plan. Por ejemplo, si hablamos de un estudio de mercado, lo podemos incluir aquí. También estudios financieros de viabilidad adicionales.
Toda la información relevante sobre lo que hemos mencionado en el plan pero que no sea exactamente lo que debemos decir en cada apartado, se debe poner en el anexo.
De esta forma, en caso de que la persona que lo lea quiera saber más, tiene donde acudir.
Ventajas de tener un business plan
Hay múltiples ventajas de tener un business plan. Quizá la más obvia es que permite entender tu empresa de una sola ojeada. En un único documento tendrás toda la información relevante sobre tu compañía.
También hay que destacar que el plan de negocios incluye información actualizada sobre la competencia y tu sector de actuación. Así, además de una hoja de ruta sobre cómo proceder, hay un análisis estratégico tanto interno como externo.
Una manera de conocer la viabilidad del proyecto, tanto en términos operativos y técnicos como a nivel financiero.
En resumen, ayuda a trasmitir la idea de quiénes somos más allá de un pitch, permitiendo profundizar en aquellos aspectos más relevantes y conocer la coherencia interna del proyecto.
Al final, se trata de una manera de comunicar quiénes somos de verdad a socios, clientes o inversores, haciendo factible la idea de futuro por la que estamos trabajando.
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